Jasper Konings verrichtte onderzoek voor de drie Brabantse veiligheidsregio’s naar het vergunningsproces bij evenementen. Hij sprak organisatoren, veiligheidsdiensten en gemeenten om de huidige situatie te schetsen, en onderzocht de verbeterpunten voor de samenwerking tussen deze stakeholders op gebied van evenementenveiligheid.
Alle evenementenorganisatoren krijgen er mee te maken: de aanvraag van een evenementenvergunning bij de gemeente. Om te zorgen dat iedereen op de hoogte is van een evenement, worden verschillende plannen gemaakt. Denk aan een veiligheidsplan, een verkeersplan en een waterplan, maar ook evacuatieplannen en noodscenario’s. De huidige situatie is dat organisatoren deze plannen zelf moeten aanleveren. Daar is kundigheid óf een flinke financiële bijdrage voor nodig. Kleinere evenementen hebben die kennis (vaak) niet én voelen die kosten extra sterk.
Onduidelijk
Voor organisatoren is vaak veel onduidelijk. Waar kunnen ze de wetgeving vinden? Met wie gaan ze in gesprek als er twijfels zijn? En wie zijn de vertegenwoordigers van betrokken partijen? De onduidelijkheid die nu heerst onder organisatoren richting de overheid zorgt voor een instandhouding van irritaties, frustraties en op lange termijn vertragingen. Deze problematiek moet door zowel organisatoren, gemeenten als veiligheidsdiensten worden aangepakt. Maar waar moeten ze beginnen?
Onderzoek
In het onderzoek dat ik uitvoerde tijdens mijn stage is er met organisatoren, veiligheidsdiensten en gemeenten gesproken uit zowel Noord-Brabant als daarbuiten. Hier is gevraagd hoe het huidige proces nu verloopt en wat de knelpunten zijn in de samenwerking. De centrale vraag was: Hoe kunnen organisatoren van kleinere (vrijwillige) evenementen geholpen worden om kwalitatievere vergunningsaanvragen te doen ten behoeve van de evenementenveiligheid?
Tekst gaat verder onder de afbeelding
Resultaten
De resultaten uit dit onderzoek zijn te verdelen in vier categorieën. Iedere categorie omschrijft een probleem en daarbij een suggestie voor een oplossing:
1. Risicocategorisering en -behandeling
De huidige indeling van evenementen in risicocategorieën (A, B of C) binnen de Handreiking Evenementenveiligheid (HEV) leidt tot veel onduidelijkheid. Definities worden verschillend toegepast door gemeenten en veiligheidsdiensten. Ook worden hulpmiddelen als de behandelscan van de veiligheidsregio’s vaak als doorslaggevend gebruikt, terwijl deze slechts bedoeld zijn als hulpmiddel.
De overheid moet volgens organisatoren concrete richtlijnen opstellen over welke kenmerken en documenten per risicocategorie noodzakelijk zijn. Verder moet de behandelscan duidelijk worden uitgelegd en eenduidig worden toegepast. Ook willen alle stakeholders graag fysiek in gesprek als het gaat om preventie van risico’s. Dit bevordert transparantie, vermindert persoonsafhankelijkheid en zorgt dat organisatoren begrijpen waarom hun evenement in een bepaalde categorie valt.
2. Wet- en regelgeving verduidelijken
Op dit moment geven organisatoren aan dat het vergunningsproces wordt bemoeilijkt door onduidelijke of versnipperde regelgeving. Veel documenten zijn geschreven in technisch en juridisch taalgebruik dat niet aansluit bij de praktijk van organisatoren. Organisatoren ervaren hierdoor frustratie en onzekerheid over wat er nu werkelijk van hen verwacht wordt. Ook is de huidige regelgerichte aanpak geen zekerheid voor een sneller en veiliger proces, maar het zorgt er wel voor dat er minder ruimte is voor maatwerk.
Het taalgebruik moet dan ook anders. Niet iedereen beheerst juridische taal, terwijl 95% van de Nederlanders taalniveau A2/B1 beheerst. Door makkelijker taalgebruik wordt de doelgroep vergroot.
Verder is de regelgerichte aanpak nu vooral vertragend en vaag. Een risicogerichte (maatwerk) aanpak kan op termijn een soepeler en gemoedelijker vergunningsproces stimuleren. Het voorstel vanuit betrokkenen uit het onderzoek is om dit met een lage frequentie te doen in een fysiek gesprek. Hierin kunnen risico’s niet alleen worden besproken, maar ook kan de ‘waarom-vraag’ over bepaalde voorschriften worden beantwoord.
Ook zou een modulair systeem met landelijke basisregels mét ruimte voor lokale aanvullingen, volgens organisatoren een uitkomst kunnen zijn. Dit zorgt voor duidelijkheid en flexibiliteit. Organisatoren vragen verder om een centrale plaats om regelgeving te raadplegen. Hiervoor zouden overheden een link kunnen faciliteren of een uitleg kunnen geven op hun websites.
3. Constructieve dialoog
Organisatoren ervaren het vergunningsproces nu vooral als eenrichtingsverkeer: plannen worden ingediend, beoordeeld en teruggestuurd, maar een echte dialoog ontbreekt. Samenwerking tussen gemeenten, hulpdiensten en organisatoren is sterk persoonsafhankelijk en mist structuur.
Betrokkenen vragen om één informatieverstrekker. Een vragenbaak voor als er toelichting gevraagd of geboden moet worden bij onduidelijkheden.
Ook wordt er aangedrongen op het belang van periodieke afstemming, door middel van overleggen en samenkomsten tussen stakeholders van het vergunningsproces. Hier kan ervaring worden gedeeld en informatie worden verspreid.
Verder draagt een bijeenkomst bij aan wederzijds vertrouwen. Door de dialoog aan te gaan en kennis verder te zoeken dan een regel in wetgeving, kunnen betrokken partijen in elkaars schoenen gaan staan.
4. Faciliteren en waarborgen van het kennisniveau bij stakeholders
Een terugkerend probleem in het vergunningsproces is dat kennis en ervaring te vaak persoonsafhankelijk zijn. Wanneer medewerkers bij gemeenten of veiligheidsdiensten vertrekken, verdwijnt daarmee ook waardevolle expertise en moeten processen telkens opnieuw worden opgestart. Evaluaties van evenementen worden zelden structureel benut om gezamenlijk te leren. Dit zorgt voor inefficiëntie en een gebrek aan continuïteit op langere termijn.
Een oplossing voor dit probleem is het borgen van de kennis bij betrokken stakeholders. Dit kunnen gemeenten en veiligheidsdiensten doen door het verplicht organiseren van gesprekken en evaluaties. Denk hierbij aan specifieke gevallen, bijvoorbeeld bij nieuwe en vrijwillige organisatoren, bij terugkerende evenementen met aanzienbare wijzigingen óf op verzoek van één van de stakeholders.
Ook hebben deelnemers aan het onderzoek aangegeven dat trainingssessies essentieel zijn om kennisdeling te bevorderen. In de provincie zijn er verschillende voorbeelden gericht op kennisdeling, zoals webinars of handreikingen. Deze worden nu vooral gericht op gemeenten en veiligheidsdiensten. Alle stakeholders staan open voor een aanpak waarbij organisatoren een actieve deelnemer in het gesprek is.
Urgentie
Dit onderzoek draait om de toekomst van de kleinere evenementen in Nederland. In ons land is de wet- en regelgeving altijd in beweging, zo ook in de evenementenmarkt. Organisatoren gaven tijdens het onderzoek aan dat soms het plezier van het organiseren wordt gedrukt door de bureaucratische en vastgeroeste omgeving waarin organisatoren zitten als het gaat om risicoverwachting en -management.
Het is belangrijk om organisatoren van kleinere evenementen te beschermen en hun evenementen te koesteren. Dit mag uiteraard niet ten koste gaan van de veiligheid van bezoekers.
Er zijn mogelijkheden om onzekerheid weg te nemen en betrokkenen en om deze positief te stemmen. Dit zorgt voor een lage toetredingsdrempel en zal bijdragen aan een positieve evenementencultuur op langere termijn.