Door Eva te Sligte
Stagiaire Eva te Sligte verrichtte onderzoek naar de aanpak van Zone Ex rondom stedelijke evenementen. Ze beschouwde de aanpak van carnaval, Koningsdag en een groot bevrijdingsfestival en stelt dat er meer gerichte aandacht moet worden besteed aan verantwoordelijkheden en maatregelen in Zone Ex.
Veel mensen die werken aan de veiligheid van evenementen herkennen de problemen in de omgeving rond een evenement: drukte bij de route naar het station en opstoppingen bij de horecagelegenheden. Wat minder bekend is, is dat hier een specifieke term voor bestaat: Zone Ex. Hoewel deze term niet bij iedereen bekend is, speelt dit gebied een cruciale rol in de veiligheid rond evenementen.
Zone Ex, ook wel aangeduid als de externe zone of zelfs the last mile is het gebied direct buiten het evenemententerrein. Het gaat om de openbare ruimte die grenst aan het evenemententerrein. Het zijn specifiek de routes die bezoekers gebruiken van en naar parkeerplaatsen, stations, bushaltes of horeca. Denk ook aan wachtrijen op pleinen of samenscholingen bij foodtrucks.
De tekst gaat verder onder de afbeeldingen.
De bezoekers bevinden zich op een openbare plek, waar de organisator beperkte invloed op heeft. Tegelijkertijd verblijven die bezoekers daar wel vanwege het evenement. Dat levert een complex spanningsveld op. Zeker bij stedelijke evenementen kan dit gebied complex worden. Hoewel de locatie openbaar is, komt het publiek daar samen vanwege het evenement. Maar wie is daar verantwoordelijk voor de organisatie van het crowd management?
Onderzoek
In mijn onderzoek onderzocht ik drie grote evenementen in verschillende steden: Koningsdag in Utrecht, Carnaval in ‘s-Hertogenbosch en Bevrijdingsdag in Wageningen. Ik interviewde de betrokken partijen (organisator, gemeente, hulpdiensten) en observeerde tijdens het evenement. De centrale vraag was: Hoe is het crowd management in Zone Ex georganiseerd? En: Welke lessen zijn daaruit te trekken voor andere stedelijke evenementen?
Resultaten in het kort
De effectiviteit van crowd management hangt sterk samen met de mate van voorbereiding en de samenwerking tussen betrokken partijen. Bij twee van de drie onderzochte evenementen vonden geen grote incidenten plaats. Dat is heel positief, maar het betekent niet dat alles vlekkeloos verliep. Structurele knelpunten blijven bestaan: een meer duidelijke taakverdeling is nodig, afstemming kan zeker beter en meer aandacht voor Zone Ex in de voorbereidingsfase.
Hoewel de publieksstromen bij twee evenementen redelijk ordelijk verliepen, deden zich ook momenten voor van ongecontroleerde toestroom of zelfs bestormingen. Deze momenten ontstaan steeds net buiten de hekken van het evenement. Zulke situaties tonen aan dat Zone Ex in de voorbereiding nog te vaak onderbelicht blijft.
Er bestaan geen vaste eisen of standaarden voor crowd management in dit gebied, zo bleek uit het onderzoek. Soms is het plan goed doordacht, soms onvolledig – het hangt sterk af van wie het schrijft en hoeveel partijen worden betrokken. Cruciaal is dat elke partij vooraf helder heeft wat er gaat gebeuren en wie waarvoor verantwoordelijk is.
Een opvallende ontwikkeling is de verschuiving van verantwoordelijkheden die overal lijkt plaats te vinden. Gemeenten en hulpdiensten, met name de politie, trekken zich deels terug en leggen steeds meer taken bij organisatoren neer. Zo zien de diensten graag dat organisatoren hun eigen broek op houden en dat is logisch, maar het is van belang dat organisator en diensten goed met elkaar blijven communiceren over wat mogelijk is. Zo hebben organisatoren beperkte bevoegdheden in Zone Ex.
In het onderzoek bleek ook dat verantwoordelijkheden voor het management van Zone Ex niet eenduidig zijn belegd. In de praktijk zien we dat iedereen iets doet – of iedereen juist wacht op een ander. De organisator heeft buiten het evenemententerrein weinig bevoegdheden, beveiligers mogen daar formeel niets doen en de politie grijpt vaak pas in als de situatie escaleert. Dit leidt tot onduidelijkheid en verhoogt de risico’s. Zone Ex is allang geen puur aanloopgebied meer; het is in de beschouwing van risico’s, maatregelen en verantwoordelijkheden een integraal onderdeel van het evenement geworden. Zeker bij stedelijke evenementen, waar bezoekers zich mengen met winkelend publiek, bewoners of toeristen en waardoor verwachtingen, vragen en gedrag dat gestuurd moet worden, vraagt dit gebied om extra aandacht.
De tekst gaat verder onder de foto.
Ook over bevoegdheden leven vaak vragen. Zo kunnen wel servicemedewerkers of beveiligers ingezet worden, maar die hebben beperkte bevoegdheden. Vaak neemt de gemeente de regie op zich, maar het blijft belangrijk dat organisaties vanaf het begin aan tafel zitten en hun verantwoordelijkheid nemen in crowd management. Zij kennen hun doelgroep, weten wat er speelt en kunnen een waardevolle professionele inbreng leveren. Zeker bij kleinere evenementen, waar organisaties steeds professioneler worden, blijft het essentieel dat zij hun rol in crowd management serieus nemen. Zoals een betrokkene het verwoordde: “Als het druk wordt en het zijn onze bezoekers, dan hebben wij als organisatie vaak veel meer gevoel en inzicht dan welke hulpdienst dan ook.”
Knelpunten in Zone Ex
Het idee van ‘gedeelde verantwoordelijkheid’ klinkt goed, maar werkt alleen als er duidelijke afspraken zijn – zowel op papier als in de uitvoering. Zonder heldere taakverdeling en mandaten ontstaan risico’s die de veiligheid en het verloop van het evenement kunnen beïnvloeden. Zoals een organisator het verwoordde: “Je ziet dat diensten steeds meer een terugtrekkende beweging maken en daardoor zaken bij een organisatie neerleggen, maar dat kan niet onbeperkt.”
Uit de analyse komen een aantal structurele problemen naar voren:
- Onduidelijkheid over wie waar verantwoordelijk voor is
- Zone Ex komt vaak onvoldoende concreet terug in veiligheidsplannen
- Er is weinig afstemming tussen partijen over dit gebied
Een ander terugkerend knelpunt is de inschatting van bezoekersaantallen. Marketingafdelingen noemen soms hogere aantallen dan waar veiligheidscoördinatoren van uitgaan. Dit maakt het plannen lastig.
Verder blijft een belangrijk punt: bezoekers perspectief geven. Het blijkt dat bezoekers best bereid zijn om te wachten wanneer een evenemententerrein vol is, mits ze het gevoel hebben dat ze nog op enig moment binnen kunnen komen. Beleving en duidelijkheid zijn minstens zo belangrijk als capaciteit.
Twee aanbevelingen
Hoewel het onderzoek zich richtte op analyse, kwamen ook duidelijke aanbevelingen naar voren uit gesprekken en documenten:
- Verduidelijk taken en verantwoordelijkheden
Leg vooraf vast wie wat doet in Zone Ex. Doe dit uiterlijk één maand voor het evenement, bijvoorbeeld in het veiligheidsplan – en liefst visueel, met schema’s. Wat gebeurt er bij drukte? Wie grijpt in bij een opstopping of verstoring? Duidelijkheid vooraf voorkomt misverstanden wanneer het spannend wordt.
- Zorg voor multidisciplinaire planvorming
Zone Ex verdient een eigen plek in de voorbereiding. Organiseer minimaal één overleg dat zich specifiek richt op dit gebied. Bespreek samen: Wat verstaan wij onder Zone Ex? Waar ligt de grens? En wie heeft daar welke rol? De gemeente kan hierin coördineren, maar het is aan álle betrokkenen om actief bij te dragen.
Waarom het juist nú belangrijk is
De druk op de openbare ruimte neemt toe. Er komen meer bezoekers, er zijn meer nevenactiviteiten, en ook de omgeving – bewoners, ondernemers en media – stelt hogere eisen aan hoe evenementen worden georganiseerd. Zone Ex is allang geen ‘restgebied’ meer. Het is een integraal onderdeel van het evenement geworden.
Als we niet beter gaan afstemmen wie waarvoor verantwoordelijk is, blijven risico’s bestaan. En dat terwijl er wél manieren zijn om grip te krijgen.
Zone Ex vraagt niet om méér regels, maar om betere samenwerking, duidelijke afspraken en gezamenlijke voorbereiding.