Door Rob Verberne
Organiseer jij een evenement of ben je vanuit een gemeente betrokken bij de evenementen die jaarlijks plaatsvinden? Dan heb je vast al eens nagedacht over toegankelijkheid. Maar hoe zorg je ervoor dat je evenement écht toegankelijk is? Niet alleen op papier, maar in de praktijk, voor iedereen.
Toegankelijkheid. Het klinkt misschien als een technisch vinkje op je checklist, maar het is zoveel meer dan dat. Het is de sleutel tot een evenement waar iedereen zich welkom voelt. Als je ooit een evenement hebt georganiseerd, weet je hoeveel er komt kijken bij het creëren van een goede beleving voor iedereen. Maar hoe vaak kijk je écht door de ogen van je bezoeker – en dan vooral die bezoeker die soms nét wat meer nodig heeft om zich welkom te voelen? Toegankelijkheid is geen extraatje. Het is een basisvoorwaarde. En de beste manier om dat goed aan te pakken? Door de klantreis van je bezoeker als uitgangspunt te nemen.
Laten we samen die reis doorlopen, met een blik op wat er mis kan gaan als je toegankelijkheid niet goed regelt en tips over hoe het beter kan. Hierbij de kanttekening dat niet elk evenement hetzelfde is. Dat geldt ook voor de locatie.
Oriënteren: Is dit evenement iets voor mij?
Stel je voor: Je hebt een fysieke beperking en je wilt weten of een evenement voor jou toegankelijk is. Je opent de website, maar er is nergens informatie te vinden over rolstoelplaatsen of aangepaste toiletten. Je voelt je buitengesloten – nog voordat je hebt besloten of je wilt gaan. De eerste kennismaking met je evenement gebeurt vaak online. En die eerste indruk, die telt.
Wat kun je doen?
- Zorg dat je website en socials digitaal toegankelijk zijn (o.a. voldoende contrast, duidelijke taal, alt-teksten bij afbeeldingen, ondertiteling van video’s).
- Zet praktische toegankelijkheidsinformatie op een goed vindbare plek.
- Maak het makkelijk om vragen te stellen – via meerdere kanalen.
Tip: Gebruik https://ismijnsitetoegankelijk.nl voor een eerste check op digitale toegankelijkheid.
De reis naar het evenement: Hoe kom ik daar?
Stel je voor: Je bent slechtziend. De route naar de ingang staat niet duidelijk aangegeven. Je komt te laat en bent gestrest. Een goed begin is het halve werk. En dat begint al onderweg.
Wat kun je doen?
- Bied duidelijke informatie over bereikbaarheid en toegankelijke routes.
- Zorg voor aangepaste parkeerplaatsen dichtbij de ingang.
- Zorg voor duidelijke bewegwijzering.
Tip: Maak een digitaal toegankelijke routebeschrijving met zowel tekst als beeld.
Tekst gaat verder onder de afbeelding
Aankomst en entree: Voel ik me welkom?
Stel je voor: Je zit in een rolstoel, maar de hoofdingang heeft trappen. Er is wel een toegankelijke ingang, maar die bevindt zich aan de achterkant van het gebouw en is alleen bereikbaar via een smal en donker steegje. Je voelt je niet welkom en vraagt je af of dit een voorbode is voor de verdere fysieke toegankelijkheid van het evenement. De eerste fysieke indruk doet ertoe. Zorg dat die gelijkwaardig is.
Wat kun je doen?
- Zorg voor getraind personeel en herkenbare informatiepunten.
- Maak alternatieve toegangen gelijkwaardig en zorg dat ze goed staan aangegeven.
- Bied, indien nodig, hulp aan bij het scannen van tickets of het vinden van de juiste plek.
Tip: Betrek ervaringsdeskundigen bij het ontwerp van je ontvangstproces.
Tijdens het evenement: Kan ik hier echt meedoen?
Stel je voor: Je bent slechthorend en er is geen ringleiding of een alternatief, om mee te kunnen luisteren zonder ruis of echo’s. De spreker is onverstaanbaar en er is geen ondertiteling bij de video’s. Je mist de inhoud en voelt je buitengesloten. Toegankelijkheid stopt niet bij de ingang. Het gaat om de hele beleving. Die wil je voor iedereen zo gelijkwaardig en volwaardig mogelijk laten zijn. Het is belangrijk dat iedereen zich welkom en comfortabel voelt. Afhankelijk van de locatie of het type evenement kunnen andere aspecten van belang zijn.
Wat kun je doen?
- Zorg voor voorzieningen als rolstoelplaatsen, aangepaste toiletten, toegankelijke horeca, goede verlichting, drempelhulpen, ringleiding.
- Bied communicatie in meerdere vormen: gebarentolken, audiodescriptie, pictogrammen, heldere taal.
- Houd rekening met prikkelgevoeligheid: vermijd onnodige licht- of geluidsprikkels en bied een prikkelarme ruimte aan.
Tip: Werk samen met ervaringsdeskundigen én adviseurs toegankelijkheid.
Vertrek en nazorg: Hoe kijk ik hierop terug?
Stel je voor: Je hebt een visuele beperking. Na het evenement wil je feedback geven, maar het formulier is niet toegankelijk. Je voelt je opnieuw niet serieus genomen.
Wat kun je doen?
- Zorg voor veilige, toegankelijke uitgangen.
- Vraag actief om feedback en bied toegankelijke kanalen.
- Gebruik feedback om te verbeteren.
Tip: Een bedankje én korte vragenlijst kunnen waardevolle inzichten opleveren.
Tot slot
Toegankelijkheid is geen project met een einddatum. Het is een manier van denken. Een houding. Door je te verplaatsen in je bezoeker en hun klantreis als leidraad te gebruiken, bouw je aan evenementen die écht voor een brede groep mensen toegankelijk zijn.
“Toegankelijkheid begint bij jou. Vandaag.”
ESI biedt in samenwerking met Rob nu een nieuwe workshop voor organisatoren van evenementen over het regelen van een goede toegankelijkheid op hun evenement. Deze vind je in de menukaart workshops, bedoeld voor gemeenten om aan de organisatoren in hun gemeente aan te bieden. Op aanvraag kan ESI ook een module over toegankelijkheid voor medewerkers van gemeenten organiseren.