Hoe goed zijn we écht voorbereid op incidenten tijdens evenementen? De plannen zijn geschreven, maar pas wanneer de druk toeneemt, blijkt hoe besluitvorming, communicatie en samenwerking in de praktijk uitpakken. ESI gebruikt sinds kort, naast de bestaande doorleefsessies, een nieuwe vorm van oefenen die het mogelijk maakt om de druk nog wat extra op voeren.
Een van de belangrijkste stappen in de voorbereiding van een B- of C-evenement is een oefening. Hier blijkt of de plannen goed bekend zijn en of alle partijen weten wat er bij eventuele incidenten en crises van hen verwacht wordt. Een bekende oefenvorm voor evenement is de doorleefsessie: een teamgerichte trainingssessie waarin organisator, gemeente en andere relevante partijen om tafel zitten en reageren op vooraf bepaalde scenario’s. Dit is een goede methode om erachter te komen of alle partijen hun taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden scherp hebben.
Beproefd systeem
De nieuwste vorm van oefenen van ESI gebeurt met het beproefde Table Top Exercise (TTX) systeem. Dit systeem werd ontwikkeld door een Nederlandse ontwikkelaar en crisisexpert. Het werd al enige tijd bij de UEFA gebruikt voor oefeningen en heeft daar zijn waarde al bewezen, onder meer in de voorbereiding op Europese finales, waarbij politie, lokale autoriteiten, de clubs en officials van de UEFA moeten samenwerken op de wedstrijddag. Via Frank Wijnveld, die geregeld optreedt als oefenleider voor de UEFA, is het geïntroduceerd bij ESI. Inmiddels zijn diverse medewerkers getraind om in een rol van oefenleiding met het systeem te werken.
Interactieve simulatie
TTX is een nieuwe techniek die zeer geschikt is om een interactieve simulatieoefening mee te houden. Dit houdt in dat deelnemers ieder in hun eigen team plaatsnemen en vanuit de rol die ze tijdens het evenement zullen hebben onder tijdsdruk reageren op de ontwikkelingen die door de oefenleiding worden ingebracht. Het systeem TTX ondersteunt de oefening door steeds nieuwe informatie en ontwikkelingen in te brengen. Net als in de echte wereld, zijn er steeds nieuwe ontwikkelingen die het beeld van de situatie veranderen. Het is aan de deelnemers om hier gezamenlijk en effectief hun beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming aan te verbinden.
Gestructureerd en veilig
TTX is een gestructureerde oefenvorm waarbij professionals in een veilige setting een realistisch scenario doorlopen. De deelnemers worden opgesplitst in de verschillende groeperingen. Zo kan er een groep ‘OOV’ zijn, maar ook een ‘Organisatie’, ‘Politie’ of ‘Vergunningen’ groep aangemaakt worden. Bij voorkeur worden deze groepen in aparte ruimtes geplaatst, waarna de oefenleiding updates kan sturen naar de deelnemers. Dit gebeurt via de mobiele telefoons van de deelnemers. Zij loggen via een QR-code in en melden zich aan in hun rol. Informatie kan naar alle deelnemers gaan, maar soms juist alleen naar één team of één deelnemer met een specifieke rol. Die moeten bedenken wat zij met de informatie doen en of ook andere deelnemers in de oefening deze informatie nodig hebben. Zij moeten elkaar dus opzoeken en bepalen welke beslissingen en acties er nodig zijn, wie die beslissingen dient te nemen en wat dit voor hen betekent. Onderlinge samenwerking wordt gestimuleerd door de deelnemers de ruimte te geven om te overleggen met andere groepen. De TTX-berichten kunnen ter plekke aangepast worden op de besluiten van de deelnemers, waardoor het realistisch en dynamisch blijft.
Eerste ervaringen in Nederland
Het afgelopen jaar hebben we in Nederland al een aantal keer oefeningen gedraaid middels TTX. Zo hebben wij bijvoorbeeld bij een middelgrote gemeente een TTX-oefening rond een groot festival begeleid, waarbij het scenario naderend noodweer was. Door de deelnemers in hun eigen rol deel te laten nemen aan de casus en te verdelen over diverse ruimtes, bleek al snel hoe lastig het is om constant informatie met elkaar uit te wisselen en een gemeenschappelijk beeld te behouden. Niet altijd bleek even duidelijk voor alle deelnemers wie welke beslissingen neemt en welke bevoegdheden zij daar zelf in hadden. Informatiemanagement was de grootste uitdaging: zo bleek tijdens de evaluatie dat niet alle relevante actoren op de hoogte waren gekomen van nieuwe informatie. De deelnemers gaven achteraf aan dat het een leerzame en leuke manier is om samen te oefenen. Ook de burgemeester en de wethouders waren erg enthousiast!
Hoe het werkt
Wanneer je kiest voor een TTX-oefening wordt er eerst een voorbespreking ingepland, waarin oefendoelen worden bepaald en de wensen met betrekking tot bepaalde scenario’s worden besproken. Deze scenario’s werken we uit en bouwen we om naar gebeurtenissen die we binnen het TTX-systeem in een tijdlijn plaatsen. In overleg met jou wordt bepaald wie er worden uitgenodigd, hoeveel ruimtes er nodig zijn en hoelang de oefening duurt.
De oefendag begint met een uitleg over de oefening en het systeem. Deelnemers loggen in via een QR-code en gaan naar de ruimtes. Vervolgens begint de oefening. De oefenstaf houdt de teams in de gaten en kan waar nodig bijsturen door bijvoorbeeld extra informatie in te brengen. Halverwege de oefening wordt een plenaire terugkoppeling gehouden, waarin kort wordt besproken wat goed gaat en wat beter moet lopen. Na afloop van de oefening wordt nog eens plenair geëvalueerd. Wat zijn de ervaringen, welke zaken verdienen nog aandacht? Zo kunnen alle deelnemers zich goed voorbereiden op de dag van het evenement en zijn zij bewust van afspraken, procedures en mogelijke ontwikkelingen.
Tijdens het ESI Jaarcongres begeleiden we een TTX-oefening met als casus de Gorinchemse Zomerfeesten. Door hieraan deel te nemen kan je ervaren hoe TTX werkt en wat je ermee kunt als je realistisch wilt oefenen voor een evenement.
