Er komen momenteel steeds meer digitale tools op de markt die organisatoren van evenementen helpen bij het indienen van een situatieschets, plattegrond of verkeerstekening. Ze hebben echter niet allemaal dezelfde functionaliteiten. Waar let je op bij het kiezen van een digitale tool voor het maken van tekeningen en plannen?
Het neerkrabbelen van een situatieschets op een bierviltje of verfrommeld notitieblaadje voor het aanvragen van een evenementenvergunning kan anno 2026 echt niet meer. We zien dit gelukkig ook bijna niet meer, mede doordat het Besluit Brandveilig Gebruik en Basishulpverlening Overige Plaatsen (BGBOP) het sinds 2018 wettelijk verplicht stelt om een goede tekening op schaal in te dienen.
Om het maken van deze tekeningen en plattegronden voor organisatoren makkelijker te maken zijn er steeds meer online tools beschikbaar. Zij beloven allemaal in een paar eenvoudige kliks de evenementenplattegrond of verkeerstekening die aan alle gemeentelijke vereisten voldoet. Maar is dit wel zo? We geven eerst zeven tips over het kiezen van een tool voor evenemententekeningen en daarna voor verkeerstekeningen.
7 tips voor een digitale evenementenplattegronden-tool
Geïntegreerde aansluiting op BGBOP-regelgeving: Is de tool up-to-date met het Besluit BGBOP? Denkt de software actief mee over capaciteiten van nooduitgangen en afstanden van foodtrucks tot de gevel of moet je dit zelf handmatig toevoegen? Bevat de tekening alle verplichte items zoals een schaal en noordpijl? Wanneer het programma hierin al meedenkt, scheelt dit opzoekwerk.
Educatieve of indicatieve ondersteuning: Geeft de tool slimme signalen (educatief) in plaats van alleen een statisch plaatje te tonen (indicatief)? Goede software waarschuwt je bij het plaatsen van o.a. zaken die in de wet staan vermeld voordat je het definitief plaatst. Zo is je nooduitgang in theorie nooit te smal en staan je foodtrucks nooit te dicht op elkaar. Ook als je wel bekend bent met deze eisen biedt een goede tool een extra geheugensteuntje.
Weergave van essentiële afmetingen: Heb je beschikking over de getallen van bruto en netto oppervlakte, totale afmetingen, lengte, breedte en hoeken? Inzichten in de gebruikte ruimte op het terrein bieden een duidelijk overzicht voor de tekenaar, vergunningverlener en adviserende hulpdiensten.
Schaalbaarheid en GIS-koppeling: Is de ondergrond gekoppeld aan actuele kadastrale- en Geografisch Informatie Systeem-data, zodat een nooduitgang die je als 4 meter intekent in een straat in de praktijk ook écht 4 meter breed is?
Meetgereedschap voor hulpdiensten: Kunnen brandweer- en ambulancevoertuigen overal door de indeling heen “rijden” om doorrijbreedtes te toetsen? Valt dit door de veiligheidsregio snel uit jouw plan te halen?
Interne workflow en procesflow: Hoe soepel rolt een plan door het beoordelingsproces voor de evenementenvergunning heen? Kunnen beoordelaars eenvoudig en direct op de kaart feedback achterlaten, accorderen en samenwerken in één centraal live-document, zonder dat er bijvoorbeeld tientallen versies van PDF’s rondgemaild hoeven te worden?
Digitale toegankelijkheid en veiligheid van het systeem. Beschikt het bedrijf dat de tool levert over een digitaal toegankelijkheids- rapport en legitieme subleveranciers die bijvoorbeeld vermeld staan in een verwerkersovereenkomst? Gemeenten die een tool ter beschikking stellen moeten voor al hun digitale gereedschappen een officiële verklaring publiceren. Heeft het platform geen onafhankelijk inspectierapport (een WCAG-audit), dan is de kans groot dat daar een keer vragen over gaan komen.
7 eisen voor een digitale verkeerstekening
Ook bij het gebruiken van een digitale tool voor verkeerstekeningen zijn er een aantal eisen waar je op moet letten wanneer je een tool in gebruik wilt gaan nemen.
Een verkeersplan indienen is een juridische en infrastructurele verantwoordelijkheid. Een weg afsluiten zonder goede omleidingsmogelijkheden kan gevaarlijk zijn en vervelende gevolgen hebben voor de omgeving. Daarnaast kan het gebruik van de juiste tool een hoop tekenwerk en -tijd besparen. Let bij het kiezen van een online tool voor verkeerstekeningen op de volgende zaken:
Custom borden met officiële letterhoogtes: Kun je binnen de module maatwerkborden (zoals omleidingsborden, routeborden of tekstkarren) ontwerpen die direct voldoen aan de wettelijke eisen? De software moet onderscheid maken dat een letter bij een hogere snelheidslimiet groter moet zijn dan bij een lagere snelheid voor de leesbaarheid. Wanneer de software jou daar niet bij ondersteunt dien je dit alsnog af te stemmen met de wegbeheerder.
Bordenbibliotheek met betekenis: Zijn de verkeersborden RVV correct en gekoppeld aan de officiële RVV-wetgeving, of zijn het slechts ‘indicatieve plaatjes’? In dat laatste geval kan je plan worden afgekeurd of kan er een verkeerde aanname worden gedaan die pas tijdens de uitvoering wordt ontdekt.
CROW conform: Is de software volledig up-to-date met de nieuwste CROW-standaarden voor werk in uitvoering en evenementen? De verkeersadviseur zal hierop toetsen.
Fasering of tijdslijnen: Kun je in de software meerdere plannen per evenement maken , deze opslaan in mappen en/ of aangeven hoe de verkeerssituatie met bijbehorende maatregelen verandert van de opbouw-, instroom-, circulatie- en uitstroom-, naar de afbouwfase? Een verkeersplan is nooit statisch maar beweegt zich voor, tijdens en na het evenement mee met de veranderende omstandigheden.
Educatieve of indicatieve ondersteuning: Hoe duidelijk is de tool voor de gebruiker? Vangt deze vooraf fouten zoveel mogelijk af of kan de gebruiker veel fouten maken zonder dat de tool daarvoor waarschuwt? Idealiter krijg je een plan binnen dat door zowel educatie als informatie al zo goed mogelijk is.
Geautomatiseerde materiaallijsten en postinstructies: Genereert de tool direct een materiaallijst (aantal hekken, kegels, borden) op basis van de tekening voor de bordenplaatser? Ook het kunnen koppelen van een postinstructie aan een verkeersregelaarspositie is een handige functie voor de uitvoering. Zeker wanneer je die kunt versturen met een exacte locatie van de werkzaamheden.
Flexibele systeemkoppelingen: Is de software te koppelen met moderne gemeentelijke zaaksystemen (VTH/Zaakgericht werken) en landelijke systemen zoals Melvin, biedt het ook de flexibiliteit om het op je eigen (klassieke) manier te laten verlopen? Goede software dwingt je niet in één stramien en is op maat aanpasbaar naar wensen van de vergunningverlener of aannemer.
LET OP: De gevaren van het gebruik van AI voor veiligheids- en verkeersplannen
AI kan tegenwoordig, naast tekentools voor evenementenplattegronden of verkeerstekeningen, ook al snel veiligheids- en verkeersplannen genereren en professioneel ogende teksten schrijven. Het risico bij door AI gegenereerde veiligheidsplannen en verkeersplannen is dat de inhoud ervan niet meer bij de organisator of projectleider vandaan komt. Het klinkt goed, maar klopt het wel en wordt het ook zo uitgevoerd?
Wanneer een AI een verkeers- of veiligheidsplan genereert, is het document niet geschreven door de aanvrager zelf. De organisator of projectleider is hierdoor vaak niet voldoende op de hoogte van wat er staat opgeschreven. Tijdens een vergunningenoverleg met de gemeente, of erger nog, tijdens het plaatsvinden van een calamiteit, valt zo’n papieren of digitale AI-creatie direct door de mand. Feit is dat de vergunninghouder de verantwoordelijkheid voor het plan en de werking ervan draagt, en niet AI.
Veiligheid is geen druk op de knop. Software kan je wel helpen met complexe taken en moet je ondersteunen door inzicht te bieden, data te genereren en door een educatieve functionaliteit. De denkkracht, de vakkennis en het uiteindelijke eigenaarschap moeten uiteindelijk altijd bij de professional zelf blijven liggen. Wees scherp op plannen en tekeningen die te mooi om waar te zijn lijken en vraag in overleggen door op de inhoud.
Het is raadzaam goed te kijken hoe lang een bepaalde tool al bestaat. A.I. startups zijn tegenwoordig snel gemaakt en het ziet er wellicht meteen al snel goed uit. Echter ontbreken vaak de benodigde veiligheidscertificaten en een digitaal toegankelijkheidsrapport.