Al sinds 2019 mag CrowdProfessionals bijdragen aan de veiligheid van het REBiRTH Festival. CrowdProfessionals levert de Safety Officer die samen met de organisatie en de andere betrokken stakeholders verantwoordelijk is voor de veiligheid en het crowd management op het festival- en campingterrein. Waar eerder Frank Wijnveld deze rol vervulde, wordt deze rol sinds twee jaar uitgevoerd door Ben Jan van der Klis.
Het driedaagse hardstyle-festival REBiRTH in het Brabantse Haaren vierde afgelopen editie (11 tot 13 april jl.) haar 15-jarig jubileum met 27.500 hardstyle-liefhebbers op de zaterdag, 11.000 op de vrijdag en 14.000 op de zondag.
Samenwerking
Zes jaar geleden sloegen de REBiRTH-organisatie en CrowdProfessionals de handen ineen om een stevig onderbouwd, integraal veiligheidsplan te maken. Inmiddels ligt er een goed doordacht veiligheidsplan dat jaarlijks slechts nog minimale aanpassingen nodig heeft, waardoor CrowdProfessionals zich tegenwoordig vooral richt op de operationele uitvoering in de rol van Safety Officer. En deze editie ook in de rol van voorzitter van het integrale veiligheidsoverleg (CMT-overleg).
Doorleefsessie
Voorafgaand aan het festival vond er een doorleefsessie plaats als sluitstuk van de operationele voorbereiding, waarin de betrokken stakeholders gezamenlijk reëel voorzienbare incidentscenario’s doorleefden, georganiseerd door de gemeente Vught en begeleid door Veiligheidsregio Brabant-Noord.
Operationeel veiligheidscentrum (Event Control Room)
REBiRTH heeft een operationeel veiligheidscentrum, de Event Control Room, waarin de centrale posten (CP’s) van beveiliging, EHBO en team safety (aansturen vrijwilligers) werken tijdens de uitvoering van het festival. Dit is een mobiele unit. In deze unit worden ook de camerabeelden uitgekeken door een video-operator. Zowel op het festivalterrein als daarbuiten hangen er tijdelijke camera’s die worden gebruikt om een beeld te kunnen vormen van de in- en uitstroom van verkeer, drukte in de area’s en meldingen te kunnen verifiëren die via de CP’s binnenkomen.
CMT
Tijdens de drie festivaldagen vinden vijf reguliere integrale veiligheidsoverleggen per festivaldag plaats, waar de leden van het CMT aan deelnemen.
Het CMT wordt gevormd door de verantwoordelijke medewerkers van de gemeente Vught, politie, beveiliging, zorgorganisatie (EHBO), verkeer, organisatie (REBiRTH + Safety Officer), campingorganisatie, veiligheidsregio en de coördinator van Team Safety, die de vrijwilligers aanstuurt die op en rondom het evenemententerrein worden ingezet ten behoeve van het voorkomen van overlast in de omgeving van het festival en bezoekers op een laagdrempelige manier aanspreken. Deze vrijwilligers komen allen uit de omgeving. Per festivaldag worden 25 vrijwilligers ingezet, die het erg leuk vinden om op deze wijze betrokken te zijn bij het festival.
De tekst gaat verder onder de afbeelding.
Overleg en verslaglegging
Tijdens de reguliere CMT-overleggen wordt teruggeblikt op de afgelopen uren, vooruitgeblikt op de uren die komen gaan en kunnen eventuele bijzonderheden worden besproken. Dit gebeurt aan de hand van een vaste agenda waar punten op staan zoals het weer, social media-beeld, verkeer (in- en uitstroom), instroom en uitstroom festivalterrein, zorgcontacten en uitzettingen. Wanneer het nodig is, kan het CMT op afroep bij elkaar komen om een scenario te bespreken dat om directe actie vraagt.
Voor het managen van scenario’s wordt gewerkt met de zogenaamde BOB-structuur die bekend is vanuit het crisismanagement. BOB staat voor Beeldvorming, Oordeelsvorming en Besluitvorming. Van het voorliggende scenario wordt eerst een gezamenlijk beeld gevormd, daar wordt vervolgens een oordeel over gegeven en wordt er een besluit genomen door de betrokken CMT-leden. Hier kunnen acties uit voortkomen die door de actieverantwoordelijken dienen te worden uitgevoerd in het betreffende scenario.
Van de (reguliere) CMT-overleggen worden notulen gemaakt door een notulist (geen CMT lid), waar de besproken zaken in terug te lezen zijn. Ook eventuele acties en actieverantwoordelijken komen in de notulen terug. Deze notulen worden gedeeld in de CMT whatsapp-groep en via de e-mail. Deze notulen kunnen, naast dat ze tijdens het festival worden gebruikt, ook goed worden gebruikt voor en bij de evaluatie van het festival.
Communicatie CMT-leden
De CMT-leden staan constant met elkaar in contact om relevante zaken in te delen tijdens het festival. Dit gebeurt via een whatsapp-groep en voor de nachtelijke uren – de camping is immers 24 uur per dag open vanaf vrijdagochtend 09:00 uur tot maandagochtend 12:00 uur – gebruiken de CMT-leden piepers die door de veiligheidsregio in bruikleen worden gesteld. Wanneer het CMT buiten de openingstijden van het festival dient samen te komen, zal de pieper afgaan en komen de CMT-leden naar het festivalterrein om het voorliggende scenario te managen.
Mobiliteit als uitdaging
De grootste uitdaging voor het REBiRTH festival ligt op het gebied van mobiliteit. Tot vorig jaar was er een zorg dat bezoekers van het REBiRTH-festival werden afgezet op de N65, die langs het festivalterrein loopt. Dit leverde gevaarlijke situaties op wat ongewenst was voor alle betrokken veiligheidspartners.
Sinds vorig jaar is de organisatie in samenwerking met het ingehuurde verkeersbedrijf, Rijkswaterstaat, politie, beveiligingsbedrijf en de Provincie aan de slag gegaan om een integraal een plan te maken om het afzetten van festivalbezoekers op de N65 tegen te gaan en te ontmoedigen. Hier zijn verschillende maatregelen voor genomen en deze werken.
Personen die besluiten om stil te staan op de N65 om festivalbezoekers af te zetten, krijgen direct een boete van €160,-. Politie en Rijkswaterstaat zetten medewerkers op motoren in die continu tijdens de in- en uitstroom van verkeer de weg monitoren en controleren en handhaven waar nodig. De organisatie investeert hier fors in met het plaatsen van verkeers- en informatieborden en een uitgebreid inzetplan van verkeersregelaars en beveiligers die op strategische posities monitoren en in direct contact staan met de politie en Rijkswaterstaat. Dankzij de strikte controle en handhaving en het nemen van uitgebreide maatregelen door de organisatie, is de in- en uitstroom van verkeer op de drukste dag, de zaterdag, vorig jaar en dit jaar vlekkeloos en soepel verlopen. Iets waar de organisatie en alle betrokken partners trots op mogen zijn!
Gemeentegrensoverschrijdend evenemententerrein
REBiRTH festival is wat betreft gemeentegrenzen een bijzonder festival omdat het evenemententerrein gemeentegrensoverschrijdend is waarbij het vergunningverleningsproces door de gemeente Vught wordt uitgevoerd en de gemeente Oisterwijk van de relevante informatie wordt voorzien. Ook wat betreft het OM arrondissement kan de politie met twee arrondissementen te maken krijgen, afhankelijk dus waar op het festivalterrein er een strafbaar feit wordt gepleegd. De politie is zich hier goed van bewust, maar het kan wel tot gefronste wenkbrauwen leiden omdat op het festivalterrein er een verschillend OM beleid kan gelden. Welkom in Nederland!
De tekst gaat verder onder de afbeelding.
Rol Safety Officer
De rol van de Safety Officer (SO) bestaat uit het monitoren van de veiligheid & crowd management op het festival- en campingterrein gedurende de openingstijden van het driedaags festival. Daarbij heeft de SO veelvuldig contact met de projectmanager beveiliging, de EHBO-coördinator, de projectmanager verkeer, de commandant politie (aanwezig op het festivalterrein), de OOV-ambtenaar van de gemeente Vught (aanwezig op het festivalterrein) en de verantwoordelijken vanuit de REBiRTH organisatie.
De SO is eerste aanspreekpunt voor overkoepelende veiligheidszaken vanuit de organisatie. Vanuit het operationeel centrum kijkt de SO mee met de camera’s en luistert hij mee met de meldingen die via de CP’s binnenkomen. Indien nodig stuurt de SO aan en kan hij besluiten nemen in het kader van veiligheid & crowd management.
Daarbij heeft de SO deze editie de rol van voorzitter van het CMT uitgevoerd.
Wanneer er een opschaling vanuit de hulpdiensten zou komen, dan is de afspraak dat de SO vanuit zijn rol aansluit bij het COPI. De SO kan de COPI leden van informatie voorzien en is gemandateerd vanuit de organisatie om beslissingen te nemen in het COPI.
Fantastische sfeer
Het festivalweekend is zonder noemenswaardige incidenten verlopen en de sfeer is het hele weekend op het festival- en campingterrein geweldig geweest! Het prachtige weer heeft hier natuurlijk ook zeker aan bijgedragen.
Ben Jan kijkt dus terug op een zeer geslaagde editie waarbij de publieksspreiding op het festival- en campingterrein gedurende de festivaldagen goed is geweest, er in geen enkele area of op andere delen van het festivalterrein risicovolle publieksdruktes zijn bereikt (vier personen of meer per vierkante meter over de gehele area of op het terrein) en er geen noemenswaardige verstoringen van de openbare orde en/ of de openbare veiligheid zijn geweest. De zorgcontacten kunnen een aandachtspunt zijn maar ook hier zagen we dat de Evenementen Zorg Organisatie (EZO) het (gelukkig) gedurende het festival beheersbaar druk heeft gehad.
Ervaren stakeholders & vertrouwen
Dit festival kenmerkt zich door de langdurige samenwerking met en tussen gerenommeerde partijen op het gebied van beveiliging, EHBO, verkeer, de campingorganisatie en met een organisatie (REBiRTH) die veiligheid & crowd management in een hoog vaandel heeft staan.
Dit schept vertrouwen, gemaakte afspraken worden nagekomen en alle voorkomende veiligheidszaken worden met een professionele benadering gemanaged.
CrowdProfessionals feliciteert REBiRTH Festival met een zeer geslaagde vijftiende editie en dankt alle betrokken partners voor de prettige en professionele samenwerking. Daarbij zijn we trots op deze samenwerking en hopen deze nog lang te kunnen voortzetten!