Syan Schaap, Event Safety Institute
Het voorseizoen is alweer in volle gang, met name voor de grote evenementen. Op veel plaatsen in ons land vinden binnenkort weer allerlei Koningsdagevenementen plaats en dit houdt organisatoren, leveranciers, gemeenten en adviserende diensten volop bezig. Bijzondere aandacht vragen dit jaar onder meer de Koningsdag in Zwolle en de start van de Giro d‘Italia in Apeldoorn. Op beide plaatsen zal de Koninklijke familie aanwezig zijn en dat maakt de veiligheidsdiensten natuurlijk extra zenuwachtig – nee, laten we zeggen: alert. Den Bosch, Eindhoven en omgeving vieren het Jheronimus Bosch jaar met allerlei activiteiten. De Nijmeegse Vierdaagse viert haar 100-jarig bestaan en kan de geïnteresseerde lopers niet allemaal een plek geven. Op de achtergrond speelt constant de ongrijpbare dreiging van terrorisme. Het belooft weer een heet evenementenjaartje te worden.
Het seizoen van 2016 lijkt in een aantal opzichten positieve veranderingen met zich mee te gaan brengen. Gemeenten beginnen kritischer te worden op hun eigen functioneren. Zij laten zich zo nu en dan ook door ons de maat nemen. Verschillende veiligheidsregio’s en politie-eenheden maken significante stappen vooruit: zij schrijven nieuw beleid, ontwikkelen praktische formats en gaan op zoek naar kennisontwikkeling door middel van opleidingen. Veel regio’s komen daarvoor bij ons terecht, wat bijdraagt aan het creëren van een gemeenschappelijke kennisbasis in de diverse regio’s.
Gemeenten en hun adviseurs zijn ook alerter geworden op veiligheid in de praktijk en vertalen dit naar een kritischere houding richting aanvragers van evenementenvergunningen. De vraag “is er iets gewijzigd ten opzichte van vorig jaar?” lijkt op veel plekken niet meer de enige vraag die aan tafel gesteld wordt. Over die tafel gesproken – veel gemeenten zijn zich er bewuster van geworden hoe belangrijk het is om met organisatoren en adviserende diensten om tafel te gaan, voor alle B- en C-evenementen. We zien het ook terug in de toenemende aanvragen voor het begeleiden van een risicoanalyse en het uitvoeren van een safety audit.
Veel organisatoren van evenementen zijn ook in beweging. Dit komt deels door verhoogde eisen en waar zij mee geconfronteerd worden vanuit brandweer, politie of gemeente. Een veiligheidsplan is niet meer een doel op zich, er moet ook helder in verwoord staan hoe bijvoorbeeld het crowd management wordt uitgevoerd, wie er worden ingezet voor een ontruiming en hoe personeel zal worden voorbereid op zijn taken. Veel professionele organisatoren zien dit als een logische stap vooruit, een deel van de organisatoren ziet het vooral als hinderlijk en een derde groep wil wel maar weet niet waar ze moet beginnen. Ook dit zien we terug in de aanvragen die met name bij CrowdProfessionals binnenkomen voor begeleiding van het vergunningentraject, hulp bij het herzien van het veiligheidsplan en ondersteuning bij de uitvoering van het evenement.
Om deze positieve ontwikkelingen vast te houden voor de rest van het seizoen, kom ik tot een aantal aanbevelingen aan gemeenten, adviserende diensten en organisatoren.
Gemeenten: twee adviezen. Het eerste is om het evenementenproces dat u gewend bent te doorlopen eens te spiegelen aan het ‘ideale proces’. Welke stappen zou u daarin kunnen onderscheiden, hoe loopt u idealiter deze stappen door en hoe verhoudt het ideale proces zich tot uw dagelijkse praktijk? Dit is een exercitie die met name voor de betrokken afdelingshoofden en teamleiders erg nuttig kan zijn. Het tweede advies is om meer aandacht te hebben voor de uitvoering van evenementen. Bezoek de evenementen waarover u zorgen of twijfel heeft zelf, of stuur uw toezichthouders gericht op pad om vast te stellen hoe veilig het evenement verloopt.
Voor adviserende diensten heb ik ook twee adviezen. Het eerste is om meer te investeren in gezamenlijke beeldvorming en risicoanalyse; stijg uit boven uw eigen kolom. Het tweede advies is om meer risicogericht te gaan adviseren. Het risicogericht adviseren zou erop gericht moeten zijn om op maat concrete adviezen te geven op grond van de juiste informatie vanuit de aanvrager en de gemeente. Een grondige verbetering van de advisering over de hele linie vraagt mijns inziens zelfs om nieuwe professionele standaards die uiteindelijk voor alle adviseurs gelijk zouden moeten zijn.
Organisatoren van evenementen raad ik allereerst aan om veiligheid consequent te behandelen als kernwaarde binnen uw totale concept. Dit vertaalt zich bijvoorbeeld in het aanstellen van een safety manager binnen uw eigen gelederen. De safety manager denkt vanaf de creatieve fase tot aan de evaluatie steeds scherp mee over veiligheid en verzamelt bewust de nodige kennis en expertise op allerhande thema’s op het gebied van veiligheid en gezondheid. Een tweede advies aan organisatoren is om echt te willen leren van incidenten en bijna-incidenten: creëer een veiligheidscultuur, waarin het melden en bespreken van twijfels en fouten wordt beloond.
Heeft u vragen n.a.v. deze blog? Neem contact met ons op door een e-mail te sturen naar info@esi.email.