Door Syan Schaap
Organisaties in de evenementensector worden net als andere branches geacht te leren van incidenten op hun evenement en die van anderen. Incidenten geven aanleiding om elkaar moeilijke vragen te stellen en te bepalen wat er valt te verbeteren. Bepaal jouw reëel voorzienbare scenario’s en bouw aan veerkracht en vertrouwen.
We zitten midden in het evenementenseizoen en dat is ook te merken aan het aantal berichten over incidenten op evenementen en festivals. Met zoveel evenementen waar ieder weekend honderdduizenden mensen naartoe gaan, is het niet zo gek dat er met enige regelmaat iets misgaat. Zo berichtten de media de afgelopen twee weken over de volgende incidenten op evenementen in Nederland:
- Sterfgeval tijdens een hardcore- en technofestival in Friesland;
- Sterfgeval tijdens een Metalfestival in Drenthe;
- Bezoekers van een festival in Brabant raken gewond nadat velen een tent in vluchten voor de regen;
- Groot aantal onwelwordingen en een GRIP-opschaling tijdens marathons in Groningen, Amersfoort en Utrecht;
- Demonstraties rondom optredens van omstreden artiest Ye in de Gelredome in Arnhem.
Stuk voor stuk zijn het gebeurtenissen en incidenten waar evenementen de afgelopen weken mee te maken hebben gekregen. Er zullen geen uitgebreide evaluatierapporten over worden geschreven en als die er wel komen, is de kans klein dat ze het nieuws dan nog halen. Toch is het voor de evenementensector als geheel van belang om lering te trekken uit deze incidenten. Waarom?
Voorzienbaarheid
Dit heeft zijn basis in het juridische beginsel dat je als veiligheidsverantwoordelijke moet zorgen dat je bent voorbereid op voorzienbaar incidenten. Dit geldt in iedere sector, maar dus ook voor evenementen. Die voorzienbaarheid kan onder andere volgen uit de aard van je activiteiten, de samenstelling van je publiek of de maatschappelijke context waarin jouw evenement plaatsvindt. Maar het kan ook volgen uit incidenten elders. Je wordt namelijk als veiligheidsverantwoordelijke geacht te leren van incidenten elders.
Stel je voor: er hebben zich de afgelopen jaren verschillende grote incidenten voorgedaan met storm, bliksem, wind en regen. Jij bent hoofd van een groot openluchtfestival, je ziet een stormfront naderen en bent niet voorbereid. Je weet niet welke beslissingen en acties nodig zijn, je hebt je crew niet gebrieft op hun taken bij een dergelijk scenario en weet niet hoelang het zou duren om je publiek van het terrein in veiligheid te krijgen als je zou besluiten te evacueren. Dan heb je een grote kans dat je ‘nat gaat’ als het incident verkeerd afloopt en er schade en slachtoffers te betreuren zijn. Je had namelijk moeten leren van situaties zoals Pukkelpop 2012, Pinkpop 2014, Rock am Ring in diverse jaren, en ga zo maar door. Je had kunnen bedenken dat je een scenario had moeten uitwerken en dit had moeten operationaliseren naar je productie, beveiliging, evenementenzorg en alle anderen die je betrekt wanneer je besluit te handelen op basis van dit scenario. Als professional had je beter moeten weten.
De tekst gaat verder onder de afbeelding.
Stel de moeilijke vragen
Nu terug naar de incidenten van de afgelopen weken. Voor veel evenementen zijn het (misschien niet allemaal) voorzienbare scenario’s die je niet volledig kunt voorkomen, maar waar je je organisatie wel op kunt prepareren. Dus stel jezelf en je team moeilijke vragen. Als het gebeurt, welke mogelijke oorzaken liggen eraan ten grondslag en waar hebben wij invloed op? Waar, wanneer en waardoor zou het incident kunnen ontstaan en hoe zorgen we dat we er op dat moment zo snel mogelijk van op de hoogte zijn? Wat is er nodig in respons op het incident en hebben we de mensen, middelen en maatregelen klaarstaan om hier adequaat mee om te gaan? Is ons team voldoende getest en op elkaar ingespeeld om elkaar in tijden van nood ‘blindelings’ te vinden?
Van papier naar praktijk: doorleef scenario’s
Scenario’s uitwerken. Je doet het misschien jaarlijks in je veiligheidsplan. En wees eerlijk: de meeste kopieer je van het jaar ervoor, want deze zijn het jaar erop vaak nog steeds relevant. Wanneer de gemeente en de hulpdiensten er een scenario bij willen, voeg je dit toe. Dat is de werkelijkheid van het vergunningenproces. Waar ik op doel is dat we ook binnen de organisatie van een evenement moeten leren en doorleven wat incidenten voor onze organisaties betekenen. Dit doe je niet achter een bureau met een deadline van de gemeente.
Begin daarom direct met leren. Vindt jouw evenement ergens de komende weken of maanden plaats? Houd doorleefsessies, eerst intern met je team en vervolgens ook met de diensten, en neem de tijd om vanuit verschillende rollen en posities aan te geven wat incidenten zoals de bovengenoemde voor jullie zouden betekenen. Spreek eerlijk naar elkaar uit waar je kansen ziet voor verbetering. Bijvoorbeeld als het gaat over beslissingsbevoegdheid: wie mag een showstop uitvoeren als deze acuut noodzakelijk is? Of misschien kan je nog beter inspelen op wat je van je publiek verwacht en zijn er verbeteringen mogelijk in de communicatie met het publiek.
De tekst gaat verder onder de afbeelding.
Zijn de ‘klassiekers’ de relevante scenario’s?
Hier schiet mij ook een evenementenorganisatie te binnen die een aantal jaar geleden zijn plan wilde verbeteren. Hij had nog echte klassiekers in zijn veiligheidsplan staan: de bommelding (mét bommeldingsformulier dat je invult als je de melder aan de lijn hebt) en paniek in de menigte. Mijn eerste vraag aan hem was: waarom heb je deze scenario’s in je plan? De tweede was: waardoor zou jouw publiek in paniek raken? Hij gaf aan dat beide scenario’s in zijn veiligheidsplan waren opgenomen omdat de veiligheidsregio deze wilde terugzien. Hij herkende zelf geen enkele aanleiding om voor zijn evenement een van beide scenario’s als reëel voorzienbaar te beschouwen. We bespraken vervolgens welke scenario’s dat wel zouden zijn. Een verstorende demonstratie, een onwelwording van een deelnemer, een weersomslag. En we kwamen tot de conclusie dat juist die scenario’s nog veel meer aandacht mochten hebben.
Vergroot veerkracht en vertrouwen
Leren van incidenten is geen academische exercitie of noodzakelijke boetedoening voor hen die een incident hebben meegemaakt. Leren van incidenten moeten we allemaal. Je doet het voor je eigen organisatie en de veiligheid van jouw medewerkers en bezoekers. Hoe je dit wilt doen is aan jou. Maar doe het. Het vergroot de veerkracht van je eigen organisatie, zet je medewerkers aan het denken en geeft het team het vertrouwen dat ze handelingsbekwaam zijn als het er echt op aankomt. Heb je inmiddels al gedachten over hoe je dit kunt aanpakken? Het team van ESI staat voor je klaar om jou te helpen.