Het organiseren van een evenement brengt vele risico’s met zich mee, waaronder de mogelijkheid van wateroverlast na hevige regenval. Wateroverlast is een serieus probleem, waardoor terreinen slecht begaanbaar worden en de veiligheid van bezoekers en personeel in het gedrang komt. Zowel evenementenorganisaties als gemeenten moeten voorbereid zijn op deze situaties door diverse maatregelen te treffen, zoals het aanpassen van het mobiliteitsplan en investeringen te maken in de verbetering van het terrein. Dit was in het evenementenseizoen 2024 het geval bij o .a. het Alle Remmen Los Festival (7.500 bezoekers per dag, Nederlandstalig) en Intents Festival (45.000 bezoekers per dag, dance), waar collega’s van ESI en CrowdProfessionals actief waren als veiligheidscoördinatoren. In deze blog worden verschillende oplossingen besproken om een evenement bij wateroverlast alsnog succesvol te laten verlopen.
Verbetering van het terrein
Om ervoor te zorgen dat bezoekers en voertuigen veilig en efficiënt kunnen bewegen, zijn er diverse maatregelen die genomen moeten worden. Het gebruik van houtsnippers en extra rij- en vloerplaten zijn effectieve oplossingen om het terrein te verbeteren en de gevolgen van wateroverlast te beperken.
Gebruik van houtsnippers
Houtsnippers kunnen een effectieve manier zijn om modderige en gladde paden tijdelijk begaanbaar te maken. Door een dikke laag houtsnippers aan te brengen op wandelpaden en open terreinen, kan de grond beter water doorlaten en wordt de kans op uitglijden verminderd. Houtsnippers zijn relatief goedkoop en kunnen snel worden verspreid, wat ze een geschikte noodoplossing maakt. Echter hebben houtsnippers ook enige nadelen waar rekening mee gehouden moet worden. Zo gaan ze rotten en stinken als ze te nat zijn en het vervolgens toch ineens een stuk zonniger wordt. Daarnaast moet het ook toegestaan zijn om de houtsnippers op de bodem aan te brengen, hiervoor is goedkeuring nodig bij de terreinbeheerder. Dit heeft te maken met de kwaliteit van de houtsnippers en of ze vrij zijn van vervuilde stoffen. Andere alternatieven voor houtsnippers zijn zeezand en boomschors, wat bijvoorbeeld gebruikt werd in 2016 op Rock Werchter (rockfestival in België).
Extra rijplaten en vloerplaten
Het gebruik van rijplaten en vloerplaten is cruciaal bij ernstige wateroverlast. Rijplaten worden ingezet om tijdelijke wegen te creëren voor voertuigen, terwijl vloerplaten ideaal zijn voor looproutes en podiumterreinen. Deze platen zorgen voor een stabiele ondergrond en voorkomen dat voertuigen en bezoekers vast komen te zitten in de modder. Echter is het belangrijk om ook de risico’s van extra vloerplaten mee te nemen in de voorbereiding, zo is er meer kans op struikelgevaar als vloerplaten door de wateroverlast oneven worden en hebben vloerplaten gevolgen voor de circulatie op het terrein zelf. Wanneer je het hele publiek over vloerplaten laat lopen, zal je zien dat de bezoekersstromen met name over deze paden gaan en deze dus wel breed genoeg moeten zijn. Hierdoor moet de doorstroom over het terrein opnieuw berekend worden om erachter te komen of dit voldoende is. Het is aan te raden om voldoende rij- en vloerplaten beschikbaar te hebben voor snelle inzet. Hiervoor kan een uitvraag gedaan worden bij een leverancier in de voorbereiding voor het evenement, na een multidisciplinair veiligheidsoverleg.
Water wegpompen
Bij hevige wateroverlast kan het wegpompen van water van het evenemententerrein een cruciale maatregel zijn om de veiligheid van bezoekers en personeel te waarborgen. Het snel en efficiënt verwijderen van overtollig water voorkomt dat wandelpaden, vluchtroutes en nooduitgangen onbegaanbaar worden, waardoor het risico op uitglijden en vastzitten aanzienlijk vermindert. Bovendien draagt het wegpompen van water bij aan het behoud van de infrastructuur van het terrein, zoals podia, tenten en sanitaire voorzieningen, waardoor het evenement ondanks de nattigheid kan doorgaan. Deze maatregel zorgt niet alleen voor een veiligere omgeving, maar helpt ook om logistieke problemen en vertragingen te minimaliseren, wat bijdraagt aan een soepel verloop van het evenement.
De tekst gaat verder onder de afbeelding.
Aangepast mobiliteitsplan met daarin een actieplan voor de in- en uitstroom
Flexibiliteit is essentieel na langdurige regenval en onzekerheid over het weer tijdens het evenement. Een mobiliteitsplan moet snel kunnen worden aangepast op basis van de weersomstandigheden, waardoor het van belang is om aangepaste scenario’s al in de voorbereiding mee te nemen. Dit kan betekenen dat parkeerplaatsen worden verplaatst naar hogere gronden, busroutes worden aangepast, en alternatieve ingangen worden geopend. Een goed doordacht mobiliteitsplan kan verkeersopstoppingen en verdere schade aan het parkeerterrein voorkomen. Ook het aanpassen van het actieplan voor de in- en uitstroom is essentieel.
Campinginstroom met ondersteuning van tractoren
Bij evenementen waarbij veel bezoekers met caravans op de camping staan, kan het inzetten van tractoren de instroom ondersteunen. Tractoren kunnen makkelijker voortbewegen door modder en natte terreinen, waardoor caravans met behulp van tractoren op de juiste plek gezet kunnen worden, echter zorgen tractoren ook voor verslechtering van het terrein. Deze twee kanten moeten dus tegen elkaar afgewogen worden. Wanneer deze maatregel ingezet wordt, is het belangrijk rekening te houden met de instroomtijd, aangezien het parkeren hierdoor langer duurt en dus de wachttijd oploopt, dit heeft verdere nadelen voor de bereikbaarheid van het terrein en de terugslag op de mobiliteit in de brede omgeving. Ook moet er bepaald worden hoeveel tractoren er nodig zijn , dit kan bijvoorbeeld berekend worden met de tijd die nodig is per voertuig en de instroomdruk, en kun je te maken krijgen met bezoekers die hun eigen tractor regelen bij een feest op het platteland. Er is dus goede coördinatie nodig op de instroom om dit efficiënt te laten verlopen, dit door middel van extra personeel zoals verkeersregelaars en gebiedscoördinatoren en extra bewegwijzering en communicatieborden, en de extra risico’s moeten in acht genomen worden.
Inzet van pendelbussen
Vaak komt het voor dat parkeerterreinen die vooraf aangewezen waren niet begaanbaar meer zijn door de wateroverlast, waardoor er een alternatief moet komen voor het parkeren van voertuigen. Wanneer dit risico voorzienbaar is, moet dit uitgewerkt worden in de planvorming tijdens de voorbereiding. Een organisatie moet er dan voor kiezen om te werken met parkeerterreinen op afstand en de inzet van pendelbussen. Zo worden er bij evenementen op het platteland, in eerste instantie vaak grasvelden gebruikt voor parkeerterreinen terwijl er verder weg ook grote geasfalteerde terreinen zijn die gebruikt kunnen worden, waarnaar gependeld kan worden. Belangrijk om in gedachten te houden bij deze oplossing is dat er hierdoor extra kosten gemaakt worden en er goede samenwerking nodig is met gemeente en toezicht & handhaving in verband met verkeerd geparkeerde voertuigen in de omgeving van het evenement.
Plan voor de uitstroom
Een goed crowd management plan met daarin een uitstroomplan is cruciaal voor de veiligheid van bezoekers, vooral bij wateroverlast. Dit omvat duidelijke bewegwijzering naar uitgangen, voldoende nooduitgangen, en vrijgehouden vluchtroutes. Ook ontstaan er risico’s door bijvoorbeeld slecht aansluitende plankenvloeren, onbegaanbare paden of vluchtroutes, waardoor er niet met 82 personen per meter breedte per minuut gevlucht kan worden, en kans op onderkoeling bij aanhoudende kou. Daarnaast moet bij wateroverlast in het mobiliteitsplan extra tijd worden ingecalculeerd omdat voertuigen vast kunnen komen te zitten, wat de uitstroom aanzienlijk vertraagt. Het is belangrijk om te controleren of de geplande routes nog begaanbaar zijn en indien nodig alternatieve routes aan te wijzen. Extra tijd en middelen moeten worden gepland voor het vrijmaken van vastzittende voertuigen, zodat de uitstroom soepel en veilig kan verlopen.
De tekst gaat verder onder de afbeelding.
Overige belangrijke punten
Eerder beginnen met veiligheidsoverleggen
Bij wateroverlast is het belangrijk om multidisciplinaire veiligheidsoverleggen eerder te starten dan gepland. Het bij elkaar brengen van een Calamiteiten Management Team (CMT) biedt alle betrokken partijen, zoals beveiliging, EHBO, logistiek, de gemeente en de Veiligheidsregio, de mogelijkheid om snel te reageren en effectieve maatregelen te bespreken en te implementeren. Regelmatige communicatie en updates zijn hierbij essentieel om te komen tot een gezamenlijke aanpak en risicoafweging met duidelijke probleemeigenaren. Als de situatie zich snel ontwikkelt, blijf dan bij elkaar, zodat je direct kunt schakelen als het nodig is. Prepareer je ook op de overgang naar een crisisopschaling.
Bescherming van elektrische apparatuur
Water en elektriciteit vormen een gevaarlijke combinatie, en het risico op kortsluiting, elektrische schokken of zelfs brand kan aanzienlijk toenemen. Door apparatuur op verhoogde platforms te plaatsen, waterdichte afdekkingen te gebruiken en kritieke aansluitpunten goed te isoleren, kan deze dreiging effectief worden geminimaliseerd. Deze maatregelen zorgen ervoor dat de elektriciteitsvoorziening betrouwbaar blijft en dat licht- en geluidsinstallaties, communicatieapparatuur en andere essentiële systemen veilig en operationeel blijven. Bovendien vermindert een goed beveiligd elektrisch systeem het risico op ongelukken, waardoor een veiligere omgeving voor iedereen op het terrein wordt gegarandeerd. Daarnaast is het essentieel om te controleren of er voldoende drainage aanwezig is onder het terrein. Goede drainage voorkomt dat water zich ophoopt en vermindert de kans op grote modderpartijen.
Publieksprofiel
Het is belangrijk om rekening te houden met het publieksprofiel. Zijn er veel gezinnen met jonge kinderen, oudere mensen, of mensen met mobiliteitsproblemen? Dit bepaalt mede welke maatregelen prioriteit krijgen. Ook is het belangrijk om in te schatten wat de acceptatie is van een nat terrein bij het publiek. Zo is het mogelijk dat publiek op plattelandsfeesten modder niet erg vindt terwijl er op een dancefeest misschien meer publiek is dat waarde hecht aan een droog terrein.
Communicatie met bezoekers en stakeholders
Bij ernstige wateroverlast is heldere en tijdige communicatie met bezoekers en stakeholders van cruciaal belang. Speculaties over het al dan niet doorgaan van het evenement kunnen snel ontstaan, wat onzekerheid en onrust veroorzaakt. Het is daarom essentieel om (regelmatig) updates te geven via diverse kanalen zoals social media, de evenementwebsite en nieuwsbrieven. Bezoekers moeten geïnformeerd worden over eventuele wijzigingen in het mobiliteitsplan, zoals alternatieve parkeerlocaties en aangepaste routes. Daarnaast is het belangrijk om duidelijk te communiceren welke locaties op het terrein zijn afgesloten en welke maatregelen worden getroffen om de veiligheid te waarborgen. Door proactief en transparant te communiceren, kunnen speculaties worden verminderd en blijven bezoekers en stakeholders goed geïnformeerd over de actuele situatie en de genomen maatregelen. Zorg dat de communicatie ook wordt afgestemd met de lokale overheid, zodat berichtgeving elkaar niet tegenspreekt!
Afgelasten van het evenement
Ondanks het nemen van alle hiervoor beschreven maatregelen is het mogelijk dat het evenement alsnog afgelasten moet worden. Dit is een moeilijke beslissing, maar de veiligheid van bezoekers en personeel staat altijd voorop. Het evenement kan mogelijk worden afgelast als:
- de veiligheid niet meer te waarborgen is, bijvoorbeeld door gladheid van vloerplaten op het terrein waardoor de op- en afbouw niet meer veilig uitgevoerd kan worden;
- het financieel niet meer haalbaar is door de extra kosten voor noodmaatregelen;
- de calamiteitenroutes onvoldoende begaanbaar zijn waardoor de hulpdiensten het terrein niet goed kunnen bereiken;
- vluchtroutes onbegaanbaar zijn;
- er negatieve gezondheidsaspecten zijn, zoals het risico op onderkoeling.