Door Roelf Pot
Evenementen kennen we in allerlei soorten en maten en dat geldt ook voor de locaties waar zij plaatsvinden. In winkelgebieden, parken, recreatiegebieden en weilanden; soms zelfs op daken of op het water. Steeds meer gemeenten stellen locatieprofielen op waarin zij vaststellen wat de voorschriften zijn op een specifieke locatie. Wat zij nog niet altijd doen is dit moment ook aangrijpen om voorzieningen op deze locaties te treffen zodat de locatie evenementbestendig is.
Weersinvloeden
De initiatiefnemer van een evenement kiest zijn locatie lang van tevoren. Ook vergunningverleners en hun adviseurs kijken maanden voor het evenement plaats zal vinden al naar het locatieprofiel. Als we dit profiel goed willen uitdiepen, dan lopen we tegen het probleem aan dat we de locatie op dat moment beschouwen in zijn “normale doen”.
Dus zoals we gewend zijn dat de locatie eruitziet en misschien ook wel uit zal zien als het weer zich in de periode voor het evenement “normaal” gedraagt. Maar we ervaren allemaal dat extreem weer zich de laatste jaren steeds vaker voordoet. Het voorjaar van 2025 was daarvan een goed voorbeeld. De rivieren stonden laag en de akkers en weilanden waren droog. Rivieren en weilanden die ook gebruikt worden voor het houden van evenementen. Het weiland als evenementenlocatie heeft dan dus veel te verduren.
Andere risicofactoren
Naast het weer, kan een locatie ook met andere risicofactoren te maken krijgen. Zo bleek in 2023 dat het Wilhelminapark in Utrecht te maken heeft met bodemverdichting, wat mogelijk schade aan de bomen tot gevolg heeft in dit monumentale park. Gevolg: de gemeente besloot om nadere eisen aan evenementen gesteld om verdere verdichting zoveel mogelijk te voorkomen.
Het AD berichtte in mei 2025 dat de gemeente Deventer met betrekking tot het gebruik van het Worpplantsoen in Deventer door bodemverdichting strenger zal moeten worden op het gebruik van zwaar materieel bij evenementen op deze locatie. De natuur kan ook schade oplopen door langdurig plaatsen en belopen van het gras, waardoor een rust(herstel)periode nodig is na een evenement. En zo kunnen er nog vele andere ecologische factoren aan de orde zijn.
Locatieprofiel
In de komende periode worden in het kader van de omgevingswet in heel veel gemeenten locatieprofielen opgesteld. Daarin worden (aangewezen) evenementenlocaties onder de loep genomen. Tijdens het opstellen van de locaties wordt gekeken welke impact evenementen op hun naaste omgeving hebben en worden kaders opgesteld om deze impact helder te kregen en te beperken. Deze evenementenlocaties krijgen door het formeel vatstellen van de locatieprofielen ook een formele status met de bijbehorende beperkingen.
Wetende dat een locatie straks is aangewezen in het omgevingsplan als evenementenlocatie, dringt zich de volgende vraag op. Als in de toekomst deze evenementenlocaties intensiever gebruikt gaan worden op grond van het feit dat ze in beleid zijn aangewezen voor evenementen, ligt dan een investering in vaste faciliteiten misschien ook voor de hand?
Beleidskeuze
Mocht een dergelijke beleidskeuze in jouw gemeente spelen, dan is het verstandig om voor deze locaties eerst een aantal zaken in kaart te laten brengen. Een ervan is: zijn deze locaties ook ecologisch geschikt en “Weather Proof”? De opstellers van een locatieprofiel gaan (en dat is logisch) uit van normale omstandigheden. Maar bijzondere omstandigheden worden steeds normaler. Verwijzen we organisatoren niet naar een locatie die (bijvoorbeeld) bij veel regen in de dagen voorafgaand aan het evenement, dient als een soort afvoerputje omdat het een laaggelegen plein of park is?
Een tweede punt om in overweging te nemen is een vervolg op de vorige: als we organisatoren verwijzen naar een beperkt aantal locaties in een gemeente, is het dan niet slim op op/in die locaties de nodige vaste faciliteiten aan te laten brengen? Bij een evenementenlocatie horen (eigenlijk per definitie) goede aan- en afvoerroutes, verharde parkeerplaatsen, fietsenstallingen, krachtstroompunten en rioolaansluitingen. Wellicht ook een stevige drainage?
Door het vooraf aanleggen van deze installaties zorgen we ervoor dat organisatoren niet steeds zelf gaan experimenteren met fietsenrekken of mobiele toiletten, wat mogelijk meer impact heeft op de buurt en de aanleg van drainage zorgt voor een betere ondergrond in extreme omstandigheden. Gemeenten kunnen door het aanleggen van deze faciliteiten de evenementen beter ondersteunen en voorkomen daarnaast een onnodige milieuvervuiling als gevolg van de vele vervuilende vervoersbewegingen en het gebruik van allerlei tijdelijke stroomvoorzieningen.
Gemeente als grondeigenaar
Het aanwijzen van locaties door middel van locatieprofielen schept niet alleen verplichtingen richting de organisatoren, maar betekent ook dat de grondeigenaar (en dat is vaak diezelfde gemeente) aan de bak moet om het terrein geschikt te maken en geschikt te houden.
Geschikt maken en geschikt houden kun je heel breed zien. “Van goede orde”, dus voorzien van voldoende onderhoud om elke twee á vier weken een evenement te huisvesten, tot en met het aanleggen van (ondergrondse) infrastructuur om evenement mogelijk te maken.
Het aanleggen van vaste infrastructuur voor evenementen, zorgt er ook voor dat organisatoren “gedwongen kunnen worden” om de aanwezige voorzieningen op te nemen in hun plannen en tekeningen. Hiermee kun je als gemeente sturen op het terugdringen van fossiele stroom en het gebruiken van het vaste riool in plaats van mobiele toiletten. Ook het aanwijzen en inrichten van locaties voor het stallen van fietsen zal voor minder overlast voor veel omwonenden zorgen.
Rondgang
Samen met mijn collega Daniël Schipper heb ik een (digitale) rondgang gemaakt langs bekende, aangewezen evenementenlocaties binnen Nederland. En wat blijkt: zowel een aantal grote, maar ook een aantal middelgrote gemeenten hebben al voorzieningen aangelegd in parken cq zeer frequent gebruikte pleinen voor het houden van evenementen. Voorzieningen die we, overal waar faciliteiten zijn aangelegd, tegenkwamen waren permanente stroomkasten, watertappunten en rioolaansluitingen.
Gemeenten en gemeentelijke beheerorganisatie hebben in een groot aantal gemeenten al geïnvesteerd in infrastructuur om de locatie ‘plug-and-play’- geschikt te maken voor evenementenorganisatoren. Doel van de aangelegde faciliteiten was het verminderen van opbouwkosten en verbeteren van duurzaamheid door minder gebruik van aggregaten en tijdelijke voorzieningen.
De door ons samengestelde lijst met gemeentelijke infrastructuur is te lang voor dit artikel, maar op verzoek uiteraard beschikbaar.
Al bezig met locaties?
En hoe zit het met jouw gemeente? Zijn ze daar al bezig met het vaststellen van evenementenlocaties die daarna in beleid worden vastgelegd? Is duurzaamheid en het terugdringen van vervoersbewegingen in uw stad net zo belangrijk als het tegengaan van overlast voor omwonenden van (vastgestelde) evenementenlocaties? Dan is het aanleggen van (ondergrondse) infrastructuur zeker het overwegen waard. Dat hoeft niet op stel en sprong, maar tijdens gepland regulier onderhoud kunnen faciliteiten stuk voor stuk worden aangebracht.
Wij ondersteunen je graag bij het opstellen van locatieprofielen. Van het vastleggen van relevante kenmerken en aandachtspunten tot het uitvoeren van analyses en het betrekken van stakeholders. Neem contact met ons op via info@esi.email of 085 401 8122.