Door Gunnar van der Vliet
Deze periode zijn veel gemeenten weer bezig met een vertrouwde exercitie: de evenementenkalender voor volgend jaar. Welke evenementen komen eraan, waar, wanneer? Leuk werk, tot het moment dat er twee aanvragen binnenkomen voor dezelfde datum, dezelfde locatie, misschien zelfs met hetzelfde thema. Dan wordt het ineens spannender. Wie krijgt er dan voorrang? En vooral: hoe voorkom je dat die keuze je later als gemeente opbreekt?
De meeste gemeenten in Nederland vereisen dat alle evenementen in de B- en C-categorie jaarlijks vóór 1 september of 1 oktober worden aangemeld voor de evenementenkalender. De procedure die daarna volgt bestaat dan doorgaans uit een lokale en/of regionale inventarisatie van samenloop van aanvragen op dezelfde datum/ locatie en een beoordeling van benodigde capaciteit vanuit de politie. Dit leidt dan in december of januari tot een vaststelling van de lokale en/of regionale evenementenkalender. Lang niet alle evenementen die voor de kalender worden aangemeld leveren knelpunten op wat betreft datum, locatie of benodigde inzet van politie. Toch zien we wel dat schaarste in de beschikbare ruimte in toenemende mate opspeelt.
Wanneer is een evenementenvergunning eigenlijk schaars?
Een evenementenvergunning is schaars zodra er meer gegadigden zijn dan dat er ruimte voor is. Dat kan het gevolg zijn van:
- Een fysieke beperking: Een plein dat maar één keer per maand beschikbaar is, of
- Een bewuste beleidskeuze: Een maximumaantal grootschalige evenementen per jaar.
Schaarste ontstaat dus deels door de aard van de locatie en deels door het beleid dat de gemeente zelf vaststelt.
De rechtspraak hierover staat ook niet stil. Een bekend voorbeeld is een zaak op Texel, waar twee organisatoren allebei een vergunning wilden voor dezelfde locatie en hetzelfde tijdstip. De rechter oordeelde dat hier sprake was van een schaarse vergunning, en dat de gemeente ruimte had moeten bieden aan beide partijen om mee te dingen, een norm die volgt uit het gelijkheidsbeginsel. Overigens signaleren juristen dat nog niet vaststaat dat élke evenementenvergunning onder deze norm valt; met name bij kleinschalige evenementen is een volledig transparante verdeelprocedure niet altijd voor de hand liggend of proportioneel. Of een bepaling over het maximumaantal evenementen in een gemeentelijke verordening of beleidsregel voldoende aanleiding is voor zo’n procedure, is nog niet in alle opzichten uitgekristalliseerd. Wel kan je er als gemeente vanuit gaan dat je een schaarse vergunning creëert als je weet dat er jaarlijks zodanig veel gegadigden zijn voor een evenement op een locatie, dat dit het aantal toegestane evenementendagen dat de gemeente in beleid heeft opgenomen kan doen overschrijden.
Wat betekent dit in de praktijk?
Zodra er sprake is van schaarste, gelden een paar vaste spelregels. Je moet als gemeente op tijd en op een duidelijk kenbare manier laten weten dat er een schaarse vergunning beschikbaar komt, binnen welke periode organisatoren deze kunnen aanvragen, hoe de verdeling verloopt en welke criteria je daarbij hanteert. Dit geldt dus ook voor de evenementenkalender zelf: die moet tijdig en (eigenlijk vóórdat de aanvraagprocedure start) voldoende bekend zijn gemaakt, inclusief beschikbaarheid, verdelingsprocedure, aanvraagtijdvak en de criteria voor plaatsing.
Gemeenten pakken dit verschillend aan. Amsterdam werkt bijvoorbeeld met een puntensysteem: organisatoren melden zich aan voor een plek op de kalender, en zodra er meer aanmeldingen zijn dan ruimte, beoordeelt een externe commissie de aanvragen op vooraf vastgestelde criteria. Andere gemeenten houden het simpeler en kijken bijvoorbeeld naar wie een evenement al jaren op die plek organiseert. Werkt ook, zolang het maar goed is vastgelegd. De Texel-zaak laat zien dat “we doen het al jaren zo” geen garantie is dat de procedure juridisch standhoudt, wanneer de onderliggende beleidsregels niet op orde zijn.
Waar het vaak misgaat
Uit de rechtspraak van de afgelopen jaren komt een aantal terugkerende knelpunten naar voren: fouten bij het opstellen of afhandelen van de evenementenkalender, het ontbreken van een correcte verdelingsprocedure en onvoldoende voorbereiding van de besluitvorming. Het gevolg is een toenemend aantal bezwaar- en beroepsprocedures rond evenementenvergunningen en positionering op de lokale evenementenkalender. Voor gemeenten betekent dit dat de procedure omtrent schaarste vooraf in het beleid geborgd moet zijn, met heldere, objectieve en vooraf kenbare criteria.
Datum prikken?
Wellicht iets voor jouw gemeente om te kijken of dit al in het evenementenbeleid is opgenomen. Of loop je hier nu juist als gemeente tegenaan? Dan is dit misschien wel het moment om de uitvoeringsregels rondom evenementen te updaten. Benieuwd wat ESI hierin voor jouw gemeente kan betekenen? Neem gerust contact met ons op, dan denken we graag met je mee over de mogelijkheden.