De Close app werd tijdens de fieldlabs evenementen gebruikt om voor, tijdens en na de proefevenementen te communiceren met het publiek. De resultaten laten zien hoe een app effectief kan bijdragen aan crowd management. Wat is er bereikt en welke inzichten levert dit op voor het inzetten van apps voor de veiligheid van crowds?
De Close app werd initieel ontwikkeld als marketingtool. Door een relatie op te bouwen met de bezoeker kan een organisator van een evenement de fanbeleving versterken en de interesse in nieuwe events aanwakkeren. De vraag was altijd: wie gaat er een app downloaden voor een event? In maart 2020, toen evenementen vanwege covid-19 tijdelijk verboden werden, bedacht het team achter de Close app dat deze in te zetten was voor crowd management. Daarna is de organisatie achter de fieldlabs benaderd.
De Close app heeft meegedaan aan alle fieldlabs. Uiteindelijk is er een template neergelegd voor het toepassen van de app bij een evenement. Dit hield onder meer in dat tickets alleen getoond moesten kunnen worden via de app, zodat alle bezoekers de app zouden moeten downloaden om hun ticket te gebruiken. Met vijf verschillende ticketers moesten afspraken worden gemaakt. De Close app was tijdens de fieldlabs het verplichte communicatiekanaal voor de partners en voor de bezoekers. Doordat iedereen deze moest downloaden, had 94% tot 98% de app. Close was zodoende prima als communicatiekanaal te benutten om informatie te geven over het aanstaande evenement. Dit kon tot op de doelgroep nauwkeurig. Bij de wedstrijd in de Johan Cruyff ArenA waren er 11 verschillende bubbels en daar zijn 11 groepen van gemaakt. Iedereen kreeg een eigen timeslot.
Dit is hoe het werkt:
- Eerst laat de app je op het juiste moment een afspraak maken bij testen.
- Daarna krijg je als bezoeker 4 uur van tevoren een controlevraag over je gezondheid.
- Rond 1 uur van tevoren krijg je een bericht over het timeslot en de ingang waar je je mag melden.
- Tijdens het evenement kan je informatie krijgen over veranderingen of ontwikkelingen die voor jou van belang zijn om te weten.
- Na afloop van het evenement stimuleert de app je om de controletest uit te voeren.
Integratie
Het scannen van het test- of vaccinatiebewijs was tijdens de fieldlabs nog een extra handeling bij de toegang. Daardoor was er extra personeel nodig om grote wachtrijen te voorkomen. Om de snelheid van de instroom verder te vergroten, werkt de Close app nu aan een integratie met de Corona check-app. Deze app kan de bezoeker een QR-code geven als hij of zij negatief is getest of reeds is gevaccineerd. De bedoeling is dat straks de QR-code zichtbaar wordt gemaakt in de Close app, zodat in twee snelle stappen het ticket en de QR-code kunnen worden gescand. De ticketscanners worden er ook gereed voor gemaakt.
Bereik
Doordat de app wordt gebruikt als voorwaarde om binnen te komen, krijg als organisatie een zeer hoog bereik onder je bezoekers. Toen door het slechte weer de fieldlabevenementen op het Walibiterrein moesten worden uitgesteld, bleek het nut van dit hoge bereik van de app. Op voorhand moesten de bezoekers worden geïnformeerd over een afgelasting. De organisatoren van deze events hadden binnen 1 uur 67% van de bezoekers bereikt, binnen 2 uur was dit maar liefst 87%. Dit hoge bereik is ook heel waardevol als je bezoekers gedurende de instroom, tijdens het evenement of in de uitstroom nog zou moeten informeren. Je zou bijvoorbeeld kunnen zeggen dat de uitstroom momenteel erg druk is en dat mensen nog even moeten blijven. Er is een button “live uitsturen”. Je kunt segmenteren zodat je het niet aan iedereen stuurt. Bijvoorbeeld: je stuurt een bericht over een wegblokkade alleen aan bezoekers die hebben aangegeven dat zij met de auto komen. Op geografische locatie segmenteren kan ook en dat zou in een noodsituatie ook wenselijk zijn, maar weinig mensen geven toestemming om hun locatie te delen.
Voorwaarde
De Close app maakt duidelijk dat het inzetten van apps nu echt een volgende stap kan maken in het management van veilige evenementen. De app versterkt de fan cycle en kan op de juiste momenten veiligheidsinformatie geven. Een belangrijke randvoorwaarde is het zorgen dat een app zoals Close noodzakelijk is om binnen te komen. Een hoog bereik haal je natuurlijk alleen als er een ticket nodig is, want dan is er een belang om de app te downloaden. Zou je dit willen inzetten voor een gratis toegankelijk evenement, dan zou een gratis ticket voor een afgesloten terrein in een aantal gevallen een optie kunnen zijn.
Een communicatie-app overnemen als voorwaarde voor heropening is niet voor niets een advies vanuit de fieldlabs. De organisatie achter de Fieldlabs heeft eind mei in haar persbericht aangegeven dat je naar 75% tot 100% van de oorspronkelijke bezetting van events kan, met als voorwaarde testen, triagevragen én het gebruiken van een communicatie-app.
