ESI en CrowdProfessionals bieden vanaf nu een nieuwe vorm van oefenen aan voor een goede voorbereiding van de crisisbeheersing op evenementen: TTX. Ervaring wijst uit dat deze vorm van oefenen met injects via de smartphone een uitstekende test vormt voor de praktijk van multidisciplinaire coördinatie en besluitvorming bij evenementen.
In de maanden voorafgaand aan grote publieksevenementen vinden achtereenvolgens de risicoanalysesessie(s) plaats, worden de uitkomsten verwerkt in de planvorming en wordt de inzet van mensen, middelen en maatregelen gepland. Met deze plannen en opgedane kennis in de hand kan de keuze worden gemaakt om de integrale, multidisciplinaire organisatie (structuur) bijeen te laten komen voor een oefening. Zeker als er sprake is van complexe evenementen of omgevingen, nieuwe evenementen of organisatiestructuren met veel betrokkenen en er, afhankelijk van het incident of de calamiteit, bij opschaling meerdere lagen geactiveerd kunnen worden, raden wij aan om altijd een Table Top oefening of doorleefsessie te organiseren.
Doelstelling van het samen oefenen is om de integrale, multidisciplinaire organisatie (het “veiligheidsteam”) de kans te bieden om zich gedegen voor te bereiden voor hun rol. Zeker bij een publiek-private samenwerking en/of meerdere stakeholders is het niet altijd duidelijk wie welke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden heeft en waar deze ophouden; in de normale situatie, maar zeker ook in geval van opschaling. Waar de Table Top vooral een “papieren oefening is” waar plannen en vooraf geïdentificeerde scenario’s nog eens doorgenomen worden, gaat de doorleefsessie meer inhoudelijk in op de dilemma’s en kritische kantelpunten van een aantal mogelijke (“meest waarschijnlijke”) scenario’s, ervan uitgaande dat alle deelnemers de plannen en inzet al gelezen hebben en kennen.
Daar waar bij een evenement jaarlijks een Table Top of doorleefsessie wordt gehouden in een gelijksoortige opzet met vergelijkbare vraagstukken, dreigt er een vorm van sleetsheid in te sluipen. Daarom hebben wij met behulp van onze, zeer positieve ervaringen uit het buitenland gemeend iets nieuws te willen bieden.
TTX: een nieuwe vorm van oefenen
In de afgelopen twee jaar hebben wij, in samenwerking met Marc Otten van ContainR Media en de firma Graphic Invention, voor een aantal grote internationale (sport)evenementen een nieuwe vorm van oefenen ontwikkeld en uitgevoerd: TTX. We noemen TTX ook wel de Table Top 2.0, omdat het een modernere vorm van oefenen is, met meer interactie door de wijze waarop informatie wordt ingebracht en deelnemers worden uitgedaagd. Wij hebben deze toepassing onlangs ook gebruikt voor de oefening met publiek en private stakeholders voorafgaand aan de Zomerfeesten Gorinchem.
Hoe het werkt
In het kort houdt deze nieuwe oefenvorm het volgende in:
Voorbereiding
- Voorafgaand aan de oefening worden door ons veel details in een digitale omgeving geladen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de overzichtstekeningen, bijzonderheden van de locatie(s)/area’s en de algemene bijzonderheden van het evenement, de inzetplannen, calamiteitenroutes etc. Daarnaast kunnen ook video’s van situaties of voorgaande edities en foto’s van locaties of situaties beschikbaar gemaakt worden.
- Vervolgens worden meerdere scenario’s voorbereid waarbij er, naast de algemene informatie die iedereen kan zien, per specifieke groep deelnemers (gemeente, politie, brandweer, GHOR, organisator, beveiliging, medische dienstverlener, traffic, horeca etc.) informatie “toegewezen” kan worden. Het kan dus zijn dat de politie of de organisator van het evenement informatie ziet die andere deelnemers niet kunnen zien.
- Als dit voorwerk gedaan is, zijn wij gereed voor het uitrollen van de oefening.
De oefenlocatie
- Net als bij traditionele Table Tops of doorleefsessies komen alle deelnemers fysiek bijeen op een locatie. Hier kan een keuze gemaakt worden of er naast het “veiligheidsteam” (ring 1) ook een 2e ring aanwezigen deelneemt (de “opschaling”).
- De oefening staat onder leiding van een “moderator” (oefenleider) vanuit ESI/CrowdProfessionals.
- Bij aanvang van de oefening wordt aan de deelnemers gevraagd om via hun smartphone of iPad in te loggen via een QR-code. Aansluitend selecteren zij de organisatie of dienst die zij vertegenwoordigen. Hierdoor opent zich een pakket aan informatie op hun smartphone of iPad, maar ook “weet” het systeem nu bij welke groep zij horen en dat is van belang voor het beoefenen van de scenario’s. NB: Ook hier kan gedifferentieerd worden in leden van het Veiligheidsteam en –als er gewerkt wordt met een 2e ring- de officials die pas actief worden bij opschaling.
De oefening zelf
- Na een algemene inleiding door een moderator (“oefenleider”) over het evenement en de integrale organisatie krijgen de diverse deelnemers vanuit het systeem injects (meldingen) op hun smartphone of iPad waarmee zij aan de slag moeten. Hier krijgen zij een aantal minuten de tijd voor. Het is aan hen of zij de informatie direct breed delen of eerst analyseren en overleggen binnen hun dienst of organisatie wat dit betekent en welke acties en/of ondersteuning er nodig zijn.
- De moderator volgt de ontwikkelingen, discussies en partnerships die aangegaan worden om de geschetste situatie te gaan managen. In deze fase kan het, in het geval van een (openbare) orde-incident, bijvoorbeeld zo zijn dat organisatie en beveiliging met de politie gaan overleggen.
- Gedurende de discussie kan het -net als dat in de praktijk gebeurt- zijn dat er via het systeem (lees: de smartphone of iPad) nieuwe informatie binnenkomt bij (een deel van de) deelnemers; bijvoorbeeld over gewonden en hun locatie. Ook hiermee moeten de deelnemers aan de slag omdat deze nieuwe informatie kan betekenen dat er wijziging van geplande acties nodig is, of zelfs leidt meer en/of andere ondersteuning. Ze worden daarbij, net als in de praktijk, uitgedaagd om erachter te komen voor welke andere partijen hun informatie relevant is en welke informatie zij nodig hebben van anderen.
- Uiteindelijk bepaalt de moderator wanneer de scenario-oefening eindigt. Aansluitend vindt er plenaire behandeling plaats van het scenario en worden de acties en besluiten doorgesproken. Op deze wijze worden in één TTX-sessie twee of drie scenario’s intensief beoefend.
- Een aanwezige logger houdt gedurende de oefening bij welke lessen en er uit de scenario’s worden getrokken en/ of welke actie er nog moeten worden uitgevoerd door de aangewezen actieverantwoordelijken, zodat er achteraf een waardevol document beschikbaar is, waarmee de laatste voorbereiding van het evenement ter hand genomen kan worden. Soms leidt dat ook tot het wijzigen van de samenstelling van een veiligheidsteam (bijvoorbeeld toevoeging van een stakeholder).
Het grote voordeel van deze nieuwe, interactieve vorm van integraal oefenen is dat het de praktijk heel goed benadert terwijl we nog steeds in een veilige omgeving oefenen! Waar wij ervoor zorgen dat in een eerste scenario de meldingen beperkt blijven en de tijd nog ruim is om even “te wennen” aan deze nieuwe oefenvorm, wordt in de volgende scenario’s de druk opgevoerd doordat vanuit het systeem vaker nieuwe meldingen over het incident (of de calamiteit) binnenkomen tijdens het spel, terwijl de tijd om te komen tot besluitvorming steeds korter wordt…
Waarom kiezen voor deze nieuwe oefenvorm?
Het is een feit dat veiligheidsteams tijdens crises de factor “tijd” niet kunnen beheersen. In de praktijk kan het zo zijn dat meldingen blijven binnenkomen uit diverse bronnen waardoor de tijd om de juiste besluiten te nemen steeds korter wordt. Omdat ontwikkelingen elkaar snel opvolgen, kan de praktijk veel beter benaderd worden. Deze oefenvorm plaatst het multidisciplinaire veiligheidsteam dus in een meer operationele setting en toont deelnemers dat het van groot belang is om snel zicht op ontwikkelingen te krijgen, adequaat informatie onderling te delen en de tijd om te komen tot de juiste besluiten en acties goed te gebruiken. Het leert deelnemers ook kort, bondig en to the point te communiceren. Ook leren deelnemers elkaar beter kennen “onder druk”.
De feedback die wij ontvangen vanuit de multidisciplinaire teams die wij getraind hebben is dat zij veel beter begrijpen dat samenwerking, helder communiceren, informatie delen en efficiëntie in besluitvorming een absolute noodzaak zijn! Daarnaast geven deelnemers aan dat zij middels deze interactieve oefenvorm beter zicht hebben gekregen op taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, maar ook de mogelijkheden en beperkingen van de partners.
Geïnteresseerd?
TTX is vanaf nu beschikbaar als oefenvorm voor evenementen waarbij de multidisciplinaire coördinatie en respons goed moeten worden getest. Richting komend najaar valt te denken aan sportevenementen, Oktoberfesten, indoor festivals, kerstmarkten en carnaval, maar uiteraard kunnen we ook alvast kijken naar het evenementenseizoen 2026. Wil je meer weten, neem dan contact op met ons! Wij kunnen meer vertellen over de mogelijkheden voor het gezamenlijk beoefenen van diverse scenario’s in aanloop naar jouw evenement of een andersoortige grootschalige bijeenkomst.