Een blog van MeteoSupport en ESI
Evenementen worden het hele jaar door blootgesteld aan de natuurelementen. Een van de meest voorkomende incidenttypen op evenementen zijn de incidenten door risicovol weer, waarbij de impact en schade soms enorm kan zijn. Het is daarom cruciaal om vooraf goed voorbereid te zijn op de extreme weersomstandigheden die op jouw evenement plaats kunnen vinden.
Eén van de meest dramatische voorbeelden van extreem weer bij een festival is de storm die Pukkelpop in 2011 trof. Een zware storm met hevige windstoten en regen veroorzaakte de instorting van tenten en podia. Tragisch genoeg kwamen vijf mensen om het leven en raakten meer dan 140 mensen gewond. De materiële schade was enorm, met vernielde tenten, beschadigde apparatuur en ondergelopen terreinen. Het festival werd onmiddellijk afgelast en de crisisbeheersing kwam direct op gang. Veel hulp kwam uit de directe omgeving en werd online aangeboden via #Hasselthelpt.
Tomorrowland, een van de grootste elektronische muziekfestivals ter wereld, werd in 2015 geconfronteerd met extreem weer. Hoewel het festival doorging, moesten er veel noodmaatregelen getroffen worden en zorgen voor noodplannen om verdere incidenten te voorkomen. Ook het populaire festival Best Kept Secret in Hilvarenbeek (Nederland) werd in 2019 getroffen door extreem weer. Zware regenval veranderde het festivalterrein in een modderpoel, waardoor delen van het terrein onbegaanbaar werden. De kosten voor herstel en schoonmaak van het terrein waren erg hoog. In 2024 werden ook festivals als Rebirth, Intents en Dominator door extreme weersomstandigheden getroffen.
Niet alleen zware stormen of extreme regenval die het terrein onbegaanbaar vormen risico’s voor evenementen, ook zeer warm weer vormt een risico voor de gezondheid en veiligheid van bezoekers. De warmte kan leiden tot onwelwordingen of zelfs levensbedreigende situaties. Risico’s van warmte zijn al snel hoog bij hoge inspanning (sportevenementen), wat ook blijkt uit diverse marathons en Iron Man-evenementen met hoge aantallen onwelwordingen. In Nederland zijn er een aantal regels en richtlijnen opgesteld over hoe om te gaan met warmte. Zo is er het RIVM hitteplan. Hierin zijn algemene tips te lezen voor bezoekers om de gevolgen van warmte te beperken.
Weerbewaking
Maatregelen die je kunt nemen verschillen per evenement en zijn direct gekoppeld aan de risico’s die passen bij het type bezoeker, de specifieke locatie, de activiteit en de mate van inspanning. Heb je een evenement dat een verhoogd risico loopt bij bepaalde extreme weersomstandigheden? Een maatregel die je in ieder geval kunt treffen is zorgen voor goede weerbewaking. Vanaf 14 dagen voorafgaand aan een evenement kun je op basis van weermodellen al zien of er een risico is op extreem weer. Je kunt je daarbij ook laten bijstaan door een professionele meteoroloog. Als er een risico op extreem weer aanwezig is dan heb je nog tijd om maatregelen te nemen. Ook kan een meteoroloog voor jouw evenementenlocatie een voorspelling maken. Dat is altijd nauwkeuriger dan het landelijke weerberichten. Zelfs binnen de Benelux kunnen grote verschillen optreden in weersomstandigheden.
Risicoanalyse
Werk scenario’s voor extreem weer uit in je risicoanalyse en veiligheidsplan. Bedenk eerst samen met alle betrokken stakeholders wat de gevolgen zouden zijn van verschillende vormen van extreem weer. Een gezamenlijke risicoanalyse met scenariobespreking helpt om de verwachtingen gelijk te trekken en te voorzien welke ontwikkelingen een slecht weer-scenario met zich zal meebrengen. Op die manier kunnen preventieve maatregelen worden bepaald en kunnen mogelijk te nemen besluiten en beheersmaatregelen worden voorbereid. Als kort voor of tijdens het evenement inderdaad sprake is van extreem weer, zal een coördinatieteam van de festivalorganisatie en de overheidsdiensten permanente sturing moeten geven aan de aanpak.
Risicovol weer op evenementen
Het goed in beeld hebben van de risico’s van risicovol weer en het actief monitoren van de weeromstandigheden is tegenwoordig cruciaal voor het succes van een evenement. Toch blijft niets zo veranderlijk als het weer en kan daarom ook erg onvoorspelbaar zijn. Weerbewaking op evenementen maakt het mogelijk om noodweer beter te kunnen voorspellen en door je goed voor te bereiden met een risicoanalyse en een goed beheersplan voor extreem week, kan je de gevolgen van de verschillende weertypen beter beheersen. De risico-inschatting kan in jouw plan vertaald worden in preventieve maatregelen, planvorming en preparatie, alsook de besluitvorming die nodig kan zijn wanneer noodweer nadert.
Wil jij meer leren over de kenmerken van verschillende weertypen en weten wat te doen als noodweer nadert? Volg dan de eendaagse workshop ‘Risicovolweer op evenementen’ in Gent.