Door Ben Jan van der Klis
Adviseur ESI & CrowdProfessionals
De vakantietijd staat voor de meesten voor de deur of wellicht bent u al terug. Het is niet moeilijk om een aantal paralellen te trekken tussen een vakantiereis en het omgaan met veiligheid en publieksdrukte op evenementen en festivals.
Paralellen
Alleen al het volgen van het nieuws brengt de volgende paralellen:
- Drukte op de vliegvelden en bijvoorbeeld het ontbreken van informatie als vluchten worden geannuleerd vanuit de vliegtuigmaatschappijen wat tot onrust, boosheid en onbegrip leidt onder gedupeerden; dit kan bij het publiek van een evenement ook gebeuren als zaken niet goed worden gecommuniceerd vanuit de organisatie;
- Hoe is het wachtrijmanagement voor de douanecontrole ingericht, met andere woorden, hoe lang loopt de wachttijd in de wachtrij op, hoe wordt deze gemanaged en wat voor informatievoorziening is er aan de vakantiegangers die in de wachtrij staan; dit zal bij evenementen waar wachtrijen worden verwacht ook vragen om berekeningen over doorstroomsnelheid en verwachte piekdruktes, hoe het publiek van informatie wordt voorzien en wie de wachtrij monitort en aanstuurt;
- Verantwoordelijken zullen op de drukke piekvliegdagen een coördinerend team operationeel hebben, met leden die elkaar van informatie voorzien en snel kunnen schakelen met de verschillende stakeholders die op een vliegveld een verantwoordelijkheid hebben wanneer een situatie of een incident om een aanpak vraagt. Net zoals dit voor vliegen geldt, is dit uiteraard ook van toepassing op drukte op de (snel)wegen en andere vakantievervoersmiddelen zoals de trein, ferry’s en cruiseschepen; bij de meeste grootschalige evenementen zien we ook een (multidisciplinair) veiligheidsteam dat met elkaar scenario’s heeft voorbereid en deze in de uitvoering monitort en zal ingrijpen wanneer de situatie daar om vraagt;
- De voorspelling van noodweer op uw vakantiebestemming; dit kan zowel uw vakantie als een evenement behoorlijk verpesten; helaas voorbeelden te over deze zomer van niet te gebruiken evenementen- of campingterreinen vanwege de (te) slechte gesteldheid door overmatige regenval. Zowel op uw vakantie als op het evenement gaat u het weer volgen met een weer-app en hoopt dat u zo accuraat mogelijke informatie krijgt om de juiste maatregelen te kunnen nemen; of dit nu om harde wind, hagel, hitte, onweer of langdurige regenval gaat. Net als een evenement moet een vakantieoord in het ergste geval ook ontruimd kunnen worden als het weer echt gevaarlijk wordt;
- Wachtrijmanagement, dat tegenwoordig wordt ingericht door het hotelmanagement, bijvoorbeeld om te reguleren hoe vakantiegangers in de vroege morgen de handdoeken al wil neerleggen op de begeerde ligbedjes bij het zwembad…. Ook hier is de parallel te trekken naar bijvoorbeeld concertbezoekers die soms uren of zelfs dagen wachten om vooraan te kunnen staan bij hun begeerde popidool en goed moeten worden geïnformeerd en worden gemanaged om incidenten te voorkomen.
De tekst gaat verder onder de afbeelding.
Risicoanalyse
Zoals u de vakantie voorbereidt en bewust of onbewust risico’s inschat bij het bepalen van een vakantiebestemming, gebeurt dit bij evenementen ook. Bij een gedegen vakantieplanning start u met het maken van een analyse van uw vakantiebestemming en eindigt u met het invullen van een review of bespreekt u de vakantie- ervaringen met uw collega’s en andere geïnteresseerden (hier komen we ZEKER terug of dit NOOIT meer….)
De RISKOM-methode is een risicoanalysetool die door ESI in ontwikkeld om specifiek in te zoomen op de risico’s bij evenementen.
Het beheersen van de meest reëel voorzienbare risico’s met de maatregelen zien we terug in de beschreven incident- en calamiteitenscenario’s waarbij het SMART beschrijven van de scenario’s met de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden per scenario vaak de grootste uitdaging is.
DIM-ICE model
Het DIM-ICE model van Prof. Dr. Keith Still is een analysetool die goed bruikbaar is om de knelpunten rond publieksdrukte op evenementen en andere drukke plaatsen te begrijpen. Het model onderscheidt drie fasen van een evenement of drukke plaats, die ieder hun eigen risico’s kennen: de instroomfase (Ingress), de circulatiefase (Circulation) en de uitstroomfase (Egress). Voor iedere fase dient volgens het model een analyse te worden gemaakt van factoren met betrekking tot Design (ruimtelijke factoren, inrichting), Information (informatie die de crowd beïnvloedt of kan beïnvloeden) en Management (besluitvorming en inzet van personeel en middelen om bij te sturen).
De tool biedt ook houvast voor het behalen van de nodige verbeteringen in de aanpak van drukte op
drukke vakantiebestemmingen, vliegvelden, ferry’s of cruiseschepen. Hier hoop je dat er is nagedacht over de risico’s van de veilige publieksdichtheid die daarbij hoort (Design), het informeren van vakantiegangers via bijvoorbeeld een app (Information), de inzet van personeel en een veiligheidsteam (Control Room) van waaruit beslissingen worden genomen (Management). En dit proces loopt continu tijdens de instroom (vertrek), circulatie (vakantiebestemming of verblijf op een vliegveld) en uitstoom (vertrek), in zowel een normale situatie als tijdens een noodsituatie (in werking stellen van het crisismanagementplan van de locatie).
Mocht u deze zomer op vakantie gaan, dan wens ik u namens mij en mijn collega’s een goede vakantie toe. Wellicht dat u, net als ik, vakantiesituaties analyseert zoals een evenement wanneer u een drukke toeristische trekpleister bezoekt, in de wachtrij op een vliegveld staat, noodweer is voorspeld, wellicht op een (te) drukke boulevard loopt of uw handdoek als allereerste op dat ene begeerde ligbedje wil leggen bij zonsopgang…
Ik en mijn ESI en CrowdProfessionals collega’s zijn benieuwd naar uw ervaringen en horen ze graag als u terug bent van uw welverdiende vakantie.