Van 29 juni tot en met 3 juli 2023 vond, als gevolg van Corona, in Den Helder voor het eerst sinds 2017 weer Sail in combinatie met de jaarlijkse Marinedagen plaats. Zowel de organisator als de gemeente geven aan terug te kijken op een mooi evenement dat goed bezocht is. De schattingen over het aantal bezoekers bij deze editie loopt uiteen van 200.000 tot wel 275.000 bezoekers. Het organiseren van een dergelijk groot en gratis toegankelijk stadsevenement is vandaag de dag een hele uitdaging.
De laatste keer dat Sail Den Helder plaats vond was in 2017. Sindsdien is er het nodige veranderd in de maatschappij en zijn de eisen die gesteld worden aan dergelijke grote publieksevenementen, op gebied van veiligheid en milieu, veranderd. Ook het effect dat Corona op de evenementensector heeft gehad, is nog steeds merkbaar doordat specialistische kennis verloren is gegaan. Voor een organisatie is zes jaar een lange periode om te overbruggen en de opgedane nodige kennis en ervaringen die in 2017 zijn opgedaan, vast te houden. Ook heeft de organisatie geen ervaring kunnen opdoen met nieuwe technieken en inzichten die bij kunnen dragen aan een veilig en beheersbaar verloop van een gratis openbaar toegankelijk evenement zoals Sail. Dit alles tezamen maakte dat de Sail organisatie en de gemeente voor een (nog) grotere uitdaging stonden dan bij de eerdere edities.
Vanuit de gemeente Den Helder zijn de voorbereiding op de vergunningverlening van Sail en de Marinedagen 2023 bijna een jaar voorafgaand aan het evenement gestart. In verschillende werkgroepen (o.a. water, land en mobiliteit) hebben de verschillende stakeholders de Sail-organisatie met raad en daad bijgestaan. Op basis daarvan heeft de Sail-organisatie de benodigde plannen opgesteld. Op verzoek van de gemeente Den Helder heeft ESI in maart 2023 de plannen, in het bijzonder het veiligheids- en mobiliteitsplan, tegen het licht gehouden, met de vraag of de plannen in voldoende mate aansluiten bij wat vandaag de dag nodig is voor een veilig en feestelijk verloop.
Wij adviseren bij dergelijke vragen om, op basis van de (concept)planvorming een (multidisciplinaire) risicoanalyse uit te voeren. Bij een risicoanalyse gaat het om het systematisch in kaart brengen, duiden en beoordelen van de gevaren (reëel voorzienbare risico’s) waar een evenement mee te maken kan krijgen, en daarop de juiste beheersmaatregelen te treffen om deze risico’s zo laag mogelijk te houden en deze in de planvorming vast te leggen. De risicoanalyse heeft een belangrijke functie in de voorbereiding op incident- en crisisbeheersing, maar ook in het vroegtijdig onderkennen (wij noemen dat voordenken!) en verminderen van potentiële gevaren.
Risicoanalyse is vertrekpunt
Een belangrijke eerste stap bij de risicoanalyse is om in gezamenlijkheid (organisatie, adviserende (hulp)diensten, gemeente, eventuele andere key stakeholders) tot een eenduidig beeld te komen ten aanzien van: publiek, de activiteiten, de locatie, de organisatie en eventuele specifieke contextfactoren (o.a. maatschappelijk draagvlak, bestuurlijke risico’s, activisme) . Vanuit het (gezamenlijke) beeld dat dan ontstaat, kunnen de reëel voorzienbare risico’s in kaart worden gebracht en de benodigde beheersmaatregelen worden opgesteld, gericht op het voorkomen c.q. zo laag mogelijk houden van de voorzienbare risico’s.
Wij zien vaker dat het bij de gratis toegankelijke stadsevenementen lastig is om tot een eenduidig gezamenlijk beeld te komen. Daarbij is met name het publieksprofiel een lastige om goed te duiden. Er worden immers geen kaartjes verkocht, waardoor het aantal bezoekers op voorhand niet vast staat. Ook is er vaak onvoldoende beeld waar bezoekers vandaan komen. Komen de bezoekers uit de regio of van verder weg en hoe komen ze dan? Het ontbreekt veel stadsevenementen aan de middelen om technologische hulpmiddelen en/of data in te zetten om tot een meer onderbouwd beeld van de bezoekersaantallen en de herkomst van ze te komen. Wij zien dat bij gebrek aan beter daarom wordt uitgegaan van te hoge bezoekerscijfers, die bij eerdere edities zijn gecommuniceerd om het succes van het evenement (marketing!) te onderstrepen. Dit kan soms zelfs een gevolg zijn van bijv. verstrekte subsidies bij bepaalde bezoekersaantallen. Denk hierbij bijv. aan sportwedstrijden waar subsidie aan wordt verstrekt op basis van o.a. bezoekersaantallen.
Een tweede aspect dat wij vaker zien bij evenementen als deze, is dat het veiligheidsplan veelal gericht is op eventuele incidenten en/ of calamiteiten die zich kunnen voordoen en het bestrijden daarvan en dat de veiligheid van het evenement verhoogt kan worden door meer uit te gaan van acties en de juiste beheersmaatregelen, gericht op het voorkomen c.q. zo laag mogelijk houden van deze voorzienbare risico’s.
Samen met de Sail-organisatie en de gemeente Den Helder hebben wij, op basis van de RISKOM methode (risico analysetool ontwikkelt door ESI) het bezoekersprofiel (aantallen en herkomst) aangescherpt en aan de hand daarvan de voorzienbare risico’s’ in beeld gebracht en doorvertaald naar de juiste beheersmaatregelen die pro-actief kunnen worden ingezet om te voorkomen dat een kleine verstoring uitgroeit tot een calamiteit waarbij inzet van nood- en hupdiensten noodzakelijk is.
Tijdens het Sail-weekend zagen wij de pro-actieve maatregelen terug in de wijze waarop de Sail-organisatie haar bezoekerscommunicatie inzette om reizigers van en naar het Sail-gebied te informeren over o.a. dat het tijdelijk niet mogelijk was om gebruik te maken van de trein als gevolg van een storing.
Evalueer
Het vormen van een gezamenlijk risicobeeld en de daaruit voortvloeiende voorzienbare risico’s en deze vertalen naar pro-actieve beheersmaatregelen is ons inziens de basis van elke te organiseren evenement.. De doorvertaling naar operationele draaiboeken en instructies voor personeel en vrijwilligers is twee. Om dat gezamenlijk beeld te kunnen vormen is het, zeker bij (periodiek) terugkerende evenementen, van belang om opgedane ervaringen, beelden, eventuele incidenten of niet geidentificeerde risico’s en data goed te documenteren in de vorm van een evaluatie. Want deze evaluatie is weer de start van de voorbereidingen op het volgende (terugkerende) evenement!
Mocht u vragen en/ of opmerkingen over deze blog hebben en/ of meer informatie willen over het uitvoeren van (multidisciplinaire) risicoanalyse aan de hand van de RISKOM methode, neem dan contact met ons op via info@esi.email.