Sander Venneman, NS
Zondag 4 juni 2023. ProRail krijgt bericht binnen over een IT-storing. Deze heeft direct gevolgen voor het treinverkeer rond Amsterdam, waar die dag tienduizenden fans naar de concerten van Harry Styles en Ghost komen. Sander Venneman, Manager Sociale Veiligheid bij de Nederlandse Spoorwegen (NS), vertelt hoe de casus ‘4 juni 2023’ vanuit NS-perspectief verliep, om professionals betrokken bij evenementenveiligheid een inzicht te bieden in het verloop van het proces en de manier van handelen bij soortgelijke scenario’s.
Signalering en rol Operationeel Mobiliteitscentrum (OMC)
ProRail is verantwoordelijk voor de infrastructuur en beschikbaarheid van het spoor. Ze beschikt over digitale monitoringssystemen waarmee het treinverloop live wordt gevolgd. Zo kwam het bericht over de IT- storing iets na 17:00 uur, precies tijdens de instroom van de concerten van Harry Styles en Ghost binnen bij het Operationeel Mobiliteit Centrum (OMC) Amsterdam Zuidoost. Hier is een team actief dat altijd wordt ingezet bij evenementen met (tezamen) meer dan 50.000 bezoekers in het Arenagebied. Het team is gericht op het veilig laten verlopen van alle stromen met betrekking tot mobiliteit en crowd management.
Onder voorzitterschap van de gemeente Amsterdam (afdeling Verkeer en Openbare Ruimte) zit de NS samen met liaisons van de politie, de venues waar op dat moment evenementen plaatsvinden (dit keer de Johan Cruijff Arena en AFAS Live), mobiliteitspartner GVB, de parkeeraanbieders en concertorganisator MOJO. In het OMC monitoren ze nauwkeurig en live het proces van instroom bij evenementen. De parkeeraanbieders geven informatie over de volgorde waarin de parkeerterreinen worden gevuld en vanuit welke richting de voertuigen komen. Het openbaar vervoer geeft met behulp van sensoren live beeld over hoeveel mensen er in het gebied komen en uit welke treinen de stromen komen om de aanrijdrichting te herkennen. Op basis van de instroom wordt een actief beeld gevormd over de verwachte uitstroom van het gebied. AT5 maakte de reportage ‘Drie evenementen op de Johan Cruijff Boulevard, hoe leid je dat in goede banen?’. Deze geeft een extra inkijk op het werk in het OMC.
Venneman geeft aan dat in het OMC tal van scenario’s voor verschillende modaliteiten zijn voorbesproken. Uitval van de treinen door een storing was in dit geval een worst case-scenario. ‘We hebben geluk gehad dat we relatief veel tijd en kansen hebben gehad om een plan te vormen voor de uitstroomfase begon.’ Rondom Amsterdam werden reizigers geconfronteerd met de storing. Je zou denken dat daardoor reizigers niet meer het gebied in konden komen, maar niks was minder waar! De fans belden hun ouders of zochten naar andere alternatieven om er toch te komen.
Proces binnen het OMC
‘IT-Storingen kunnen heel complex zijn, dit is potentieel ernstig en we kunnen de afloop van oplossen soms lastig voorspellen’, aldus Venneman. Het OMC heeft de reset van ProRail afgewacht. Een reset van het systeem duurt zo’n 15 minuten. Na het uitblijven van resultaat is direct een proces van beeld- oordeels- en besluitvorming opgestart. Gelet op de ernst van de situatie is het OMC zich gaan richten op crisismanagement. De partners in het OMC identificeerden onmiddellijk de risico’s en werkten verschillende scenario’s met elkaar uit.
Het eerste scenario dat werd geschetst is een verstoorde instroom, waarbij een groot aantal reizigers het gebied niet eens zou kunnen bereiken, wat de vervoersopgave voor de afvoerfase kleiner zou maken. Het tweede scenario dat zich zou kunnen voordoen was dat het systeem in de loop van de avond werd hersteld en we onnodig sturende maatregelen zouden gaan nemen. Een laatste scenario was dat we het aantal ingereisde bezoekers zouden moeten gaan afvoeren met alleen de beschikbaarheid van openbaar vervoer per metro vanaf station Bijlmer Arena en dus zonder treinvervoer. We hielden hierbij rekening met de potentiële stranding van reizigers.
Zelfredzaamheid en zorgen
Uiterlijk een half uur voor de start van het concert van Harry Styles wilden betrokken partijen besluiten over de communicatieboodschap die uit zou gaan naar bezoekers van de evenementen. Hierbij stond de vraag centraal: rijden er om 23:00 uur wel of geen treinen? Uiteindelijk werd 30 minuten voor de start van Harry Styles gecommuniceerd: ‘De treinen gaan niet meer rijden, zoek alternatief vervoer.’ Dit is een boodschap die je als NS natuurlijk nooit wilt brengen, maar welke in dit geval écht noodzakelijk was. Dit halfuur werd benut om aanspraak te doen op de zelfredzaamheid van de fans. Venneman legt uit: ‘als het concert eenmaal is begonnen, is de doelgroep niet bereikbaar. Technisch gezien bestond er een mogelijkheid dat de treinen om 23:00 uur weer konden rijden en ouders voor niets grote afstanden moesten afleggen, maar we speelden liever op safe.’ De veilige keuze had alles te maken met de fans die waren afgekomen op Harry Styles, waarvan het overgrote deel vrouwen jonger dan 20 jaar waren en op de zomerse dag van 4 juni met schaarse kleding een erg frisse nacht tegemoet zouden gaan. Dit samen maakte dat er binnen het OMC serieuze zorgen leefden over de gevolgen van het stranden van deze reizigers.
De oproep om alternatief vervoer te zoeken voorkomt dat veel mensen stranden zonder handelingsperspectief. Bij het besluit tot deze oproep is het OMC onmiddellijk gaan preparen op een scenario waarbij naar schatting 400 tot 700 mensen zouden kunnen stranden. Hoewel er geen show plaatsvond in de Ziggo Dome, is door het samenwerkingsverband van het OMC snel contact gelegd met de directie van de Ziggo Dome, waarna de venue zijn deuren heeft opengezet voor opvang. Lees verder over de aanpak van deze opvang op de website van de VPRO (3voor12).
Scenariodenken
De belangrijkste tip voor evenementprofessionals die met soortgelijke scenario’s te maken krijgen is volgens Venneman een sterk samenwerkingsverband met alle cruciale partijen. ‘Het kan altijd en overal voorkomen, dus zorg dat je goed bent voorbereid. Als je met een verstoringsscenario geconfronteerd wordt: denk altijd in scenario’s. Stel deze vast, volg de ontwikkelingen nauwgezet en stuur vanuit samenwerking bij wanneer nodig. Dan word je nooit volledig verrast!’
